ABRECHNUNG & FINANZEN

Zahlreiche Abrechnungsarten

Die Agenturverwaltung unterstützt alle Abrechnungsarten, die in eurem Alltag vorkommen können: Akonto-Rechnung mit einem Euro-Betrag oder einem Prozentualen Wert, Teilabrechnung einzelner Positionen (sogar wiederkehrend), Abrechnung monatlicher Pauschalen aus einem Kostenvoranschlag, die Abrechnung von Projekten nach Aufwand (Time & Material), die monatlich Abrechnung mehrerer Projekte eines Retainer-Etats und die Abrechnung mehrerer Kostenvoranschläge in einer Ausgangsrechnung.

Darüberhinaus kann bei jeder Rechnungslegung das Dokument angepasst, gekürzt oder ergänzt werden. Es können zusätzliche Positionen manuell, aus einem Produkt-Katalog oder einem anderen Dokument hinzugefügt werden.

Was kann ich noch abrechnen?

Kein Geld in der Kasse, weil ihr Zwischenrechnungen nicht ohne Mehraufwand in eure Arbeitskultur integrieren könnt? Die Agenturverwaltung schafft beispiellose Transparenz darüber, was schon abgerechnet werden kann und woran ihr noch arbeitet. 

Die Projektleitung kann bestimmte Positionen eines Kostenvoranschlags als bereits abrechenbar markieren. Gehen Lieferantenrechnungen zu bestimmten Angebotspositionen ein, schlägt das System automatisch vor, diese Positionen schon einmal in Rechnung zu stellen. Bei Fremdleistungen - z.B. Media-Rechnungen - kann das zu enormer Verbesserung eurer Liquidität führen.

Offene Posten

Das Offene-Posten-Management der Agenturverwaltung hilft euch einerseits, zu erkennen wieviel Geld ihr noch von euren Kunden bekommt, wieviel davon bereits überfällig ist und wann ihr eine KundIn mahnen solltet, andererseits unterstützt es euch dabei, eure Lieferanten dann zu bezahlen, wenn deren Rechnung fällig ist. Dazu können sowohl für Kunden als auch Lieferanten Standard-Zahlungsziele hinterlegt werden, was eure Liquidität schont.

Wenn ihr viele Lieferanten habt, die per Überweisung bezahlt werden, könnt ihr die SEPA-Sammelüberweisung der Agenturverwaltung nutzen und z.B. fünfzig Lieferantenrechnungen auf einmal überweisen.

Zahlungserinnerung & Mahnungen

Mit der Agenturverwaltung behaltet ihr im Blick, welche Zahlungen eurer Kunden überfällig sind, und könnt Zahlungserinnerungen oder auch Mahnungen an diese Kunden senden und das im System dokumentieren.

Die Liste eurer offenen Posten lässt sich auch z.B. nach einem Kunden filtern und dann als Excel-Datei oder PDF exportieren. Beispielsweise um diese Liste einer folgenden Rechnung beizulegen (ohne die Rechnungen formal anzumahnen).

Gutschriften & Storno

Die Agenturverwaltung erlaubt euch eine fehlerhafte Rechnung mit einem Klick in eine Storno-Rechnung zu überführen. Dabei können auch nur bestimmte Positionen storniert werden.

Neben Storno-Rechnungen (mit negativen Werten) unterstützt die Agenturverwaltung auch Gutschriften. Diese machen z.B. Sinn um Freie Mitarbeiter zu bezahlen, und ihnen die korrekte Rechnungsstellung zu erleichtern, z.B. Flyerteams oder Messestand-Service-Mitarbeiter.

Retainer und Honorar-Etats

Wenn dein Unternehmen langlaufende Service-Vereinbarungen mit Kunden hat, unterstützt die dich Agentur mit zahlreichen Modellen bei der Kalkulation, Durchführung und regelmässigen Abrechnung solcher Verträge.

Kleine Retainer sind dabei z.B. einzelne Projekte, die monatlich abgerechnet werden.

Grosse Retainer-Vereinbarung beinhalten unter Umständen ein Etat-Szenario mit mehrere Projekten, deren Kosten zwar einzeln an die KundIn berichtet werden aber trotzdem über alle Retainer-Projekte hinweg in einer Monatsrechnung abgerechnet werden.