PROJEKT-
MANAGEMENT

Kapazitäten & Workload planen

Wer kennt das nicht? Ein Projekt wird freigegeben und keiner hat Zeit? 

Die Kapazitätsplanung der Agenturverwaltung gibt dir die Möglichkeit, die Kapazitäten deines Teams für dein Projekt zu "reservieren" und zwar so, dass  du weisst, ob deine Planung zum Projekt-Budget passt.

Auch im laufenden Projekt wird für alle Mitarbeitenden ersichtlich, wofür sie in der laufenden Woche eingeplant sind und wieviel Zeiten sie für diese Projekte bereits gebucht haben.

Die Übersicht der Team-Kapazitäten erlaubt dir auf einen Blick zu erkennen ob einzelne Mitarbeiter oder ganze Teams überbucht oder nicht ausgelastet sind. Aus dieser Ansicht lässt sich auch ableiten, ob es Sinn macht kurzfristig Freelancer hinzu zu buchen oder umgekehrt, eine Stelle zu streichen oder neu auszuschreiben.

Abwesenheitsplanung

Damit die Kapazitätsplanung in deinem Unternehmen funktioniert, muss in deinem Team klar sein, wer an welchem Tag überhaupt da ist und am Projekt mitarbeiten kann.

Wenn ihr ein HR-Tool wie z.B. Personio verwendet, könnt ihr das mit der Agenturverwaltung verbinden. 

Wenn nicht, dann kann euch die Agenturverwaltung mit ihrem Abwesenheitsmanagement eine große Hilfe sein. Ihr könnt hier z.B. mehrstufige Genehmigungsprozesse definieren und Vertretungsanfragen direkt über das System bei der Erstellung eines Urlaubsantrags abbilden. 
Mitarbeitende, die eine Vertretung übernommen haben, bekommen so während der Vertretungszeit auch automatisch Zugriff zu Daten, wie Kostenvoranschlägen oder Aufgaben, die sie für ihre Arbeit während der Vertretung benötigen.

Aufgabenmanagement

Aufgaben können manuell, aus einer Liste oder aus bestehenden Positionen deiner freigegebenen Kostenvoranschläge erzeugt werden.

Sie können dann in einer Wochenansicht für das ganze Team per Drag & Drop verteilt werden oder - je nachdem welche Kultur bei euch etabliert ist - in (Kanban-, Scrum-, Projekt-, Ideen-)Boards organisiert werden.

Aufgaben, die ich delegiere, bleiben dabei in meinem Fokus. Deadlines werden transparent und der allgemeine Projekt-Fortschritt wird wirklich für alle in deinem Projekt-Team erlebbar.

Kontaktverwaltung

Alle Kunden, Ansprechpartner und Lieferanten die zu euren Projekten gehören, können im Adressbuch der Agenturverwaltung eingetragen werden. Kontakte können hier mit Schlagworten versehen werden (z.B. "Freelance Motion Design", "Photographer") und am Kunden, Etat oder Projekt kann neben dem Hauptkontakt und -ansprechpartner auch ein Rechnungskontakt - z.B. vom Einkauf deines Kundenunternehmen -hinterlegt sein. 

Die Agenturverwaltung nutzt diese Adressen dann automatisch, wenn in deinem Projekt eine Rechnung erstellt wird.