Es gibt verschiedene Gründe eine Zeiterfassung einzuführen. Doch unabhängig vom Grund gilt: Die Akzeptanz beim Team ist die größte Herausforderung. Keiner will seine Arbeit dokumentieren müssen, die Zeiterfassung muss schnell von der Hand gehen und dem Mitarbeiter sinnvoll erscheinen.
In diesem Post möchten wir mit euch unsere Erfahrungen und Tipps bei der Einführung von Zeiterfassung teilen. Dabei beginnen wir mit dem "Warum?".
Warum denn überhaupt Zeit erfassen?
Die Gründe für die Einführung einer Zeiterfassung sind vielfältig.
Konzerne kaufen Stunden und Tagessätze ein
Unabhängig davon, ob eine Agentur Zeiten stundengenau erfassen möchte oder nicht, verlangen in den meisten Fällen die Kunden eine klar (nach Zeit) messbare Abrechnung. Grösseren Unternehmen kann man meist keine erfolgsbasierte Vergütung vorschlagen. Nach wie vor wird Leistung in den meisten Fällen in Form von Stunden- oder Tagessätzen bei Agenturen abgerufen.
Um beispielsweise Honorararbeit nach Aufwand abzurechnen, ist die Erfassung von geleisteter Arbeit schlichtweg notwendig ist. In diesen Fällen ist es geschäftskritisch, alle abrechenbaren Stunden auf das entsprechende Projekt zu buchen.
Selbst wenn dem Kunden Produkte wie z.B. eine Website-Relaunch verkauft werden, lässt sich die erbrachte Leistung spätestens bei der Bezahlung der Mitarbeiter und Freelancer in Stunden beziffern.
Zeiterfassung unterstützt die Digitalisierung
Zeiterfassung ist ein Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung einer Agentur. Über die erfasste Arbeitszeit kann viel aus den Zahlen gelesen werden. Es lässt sich ableiten, wie effektiv die Argentur arbeitet, ob und bei welchen Tätigkeiten eventuell Zeit investiert wurde, wann die Auslastung hoch war. Es lassen sich sogar Prognosen für die künftige Auslastung errechnen, die z.B. helfen zu ermitteln ob ein neuer Mitarbeiter angestellt werden soll.
Wieviele Korrekturrunden dreht ein Kunde?
Erfasst man z.B. Korrekturschleifen eines Kunden gewissenhaft, lässt sich schnell ermitteln welcher Kunde viel Korrekturaufwand erzeugt. Angebote für diesen Kunden können künftig z.B. grosszügiger kalkuliert werden.
Überlieferung rechtzeitig erkennen
Darüber hinaus erleichtert die Zeiterfassung das Projekt-Controlling. Werden Zeiten regelmäßig erfasst und mit den Planzahlen aus dem Kostenvoranschlag abgeglichen, lassen sich frühzeitig Überlieferungen erkennen. Mit diesem Wissen kann der Projektverantwortliche früher im Projekt in die Nachverhandlungen mit dem Kunden gehen.
1. Opinion Leader zuerst an Bord holen
Im Regelfall wird das Time-Tracking auch gewissenhaft durchgeführt, wenn dies notwendig ist, um beispielsweise als Freelancer am Ende des Monats selbst eine Rechnung schreiben zu können. Festangestellten Mitarbeitern fehlt diese Motivation zunächst oft.
Wichtig ist, dass das Team selbst begreift, warum die Zeiterfassung sowohl der Agentur als auch allen Mitarbeitern hilft. Häufig obliegt diese Kommunikationsarbeit den Opinion Leadern in der Agentur. Diese Mitarbeitern genießen das Vertrauen der Belegschaft und sind besonders gut im Unternehmen vernetzt. Das macht sie zu idealen Multiplikatoren, wenn es darum geht, Informationen im Kollegium zu verteilen.
Bei der Einführung eines Zeiterfassungstools bietet es sich daher an, die Opinion Leader von vornherein in das Projekt zu involvieren, um sich ihrer Unterstützung sicher zu sein. Am Einfachsten ist das, wenn sie bei der Evaluation der Tools und der Vorbereitung der Kommunikation involviert sind, die Notwendigkeit des Einführungsprozesses verstehen und aus eigener Motivation heraus die Einführung vorantreiben.
2. Die Vorteile für den Mitarbeiter klar herausarbeiten
Doch welche Vorteile ergeben sich nun konkret für die Mitarbeiter?
Zeiterfassung hilft Überstunden zu vermeiden
Für Freelancer-Mitarbeiter ist die Sache klar: Ohne Stundenzettel erfolgt auch keine Auszahlung des Honorars. Bei angestellten Mitarbeiter ist es häufig genau umgekehrt: Es wird mehr gearbeitet als abgerechnet. Time-Tracking hilft dann Überstunden zu vermeiden, weil diese beim Erfassen der Stunden am Ende des Tages sichtbar werden. Auf lange Sicht summieren sich die Überstunden auf dem Stundenkonto des Mitarbeiters und können abgebummelt werden.
Zeiterfassung schafft Transparenz im Team
Zeiterfassung kann in Unternehmen für mehr Fairness sorgen. Wer hat zu welchem Projekt wieviel beigetragen? Wer übernimmt viel Verantwortung und - nicht zuletzt - wer trägt wieviel zur Wertschöpfung bei?
Zeiterfassung schafft Ressourcen für die Mitarbeiterentwicklung
Zeiterfassung verhindert Verschwendung. Wurde Agenturleistung an den Kunden "verschenkt"? Denn was verschenkt wurde, kann auch nicht in eine Gehaltserhöhung, Team-Events, Free-Lunch, Weiterbildungsmaßnahmen usw. fließen. Am Ende profitieren Angestellte genauso davon wie Freelancer.
3. Unterschiedliche Eingabearten anbieten
Das Erfassen muss einfach sein und sich an den Bedürfnissen der Benutzer ausrichten. Diese sind aber häufig genauso unterschiedlich und richten sich nach der individuellen Arbeitsweise und persönlichen Vorlieben der Mitarbeiter.
Daher ist es sinnvoll, unterschiedliche Varianten der Zeiterfassung anzubieten. Wir haben drei wesentliche Zeiterfassungstypen identifiziert und bieten für jeden Typ eine eigene Funktion an:
1) Timer für Benutzer, die viel zwischen Aufgaben hin und her springen und während der Arbeit direkt tracken möchten
2) Wochenansicht für Leute, die ihre Arbeitszeit lieber später nachtragen
3) klassische Listenansicht für alle anderen Nutzer.
Aus Unternehmenssicht wichtig ist, dass - unabhängig vom Zeiterfassungstyp - die Arbeitszeiten konsistent erfasst werden, vergleichbar und verwendbar sind. Das stellen die jeweiligen Anbieter von Zeiterfassungssystemen sicher.
Weitere Fragen
Bei euch wird dieses Vorgehen nicht funktionieren oder ihr habt Fragen? Dann lasst uns gern ins Gespräch kommen. Wir unterstützen euch bei der Planung und Durchführung des Rollouts.
