Damit ihr als Freelancer oder Agentur keinen Fehler macht, die am Ende zu Liquiditätsengpässen führt, weil ein Kunde wegen formaler Fehler auf der Rechnung diese erst später begleicht, nachfolgend ein paar Tipps:
Der § 14 des Umsatzsteuergesetz legt gesetzlich fest, was auf jeder Rechnung stehen muss.
Dort ist u.a. vermerkt, dass deutlich erkennbar sein sollte, wer wem eine Rechnung stellt. Verwendet ihr eine Agentursoftware, wird die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers aus den Kundenstammdaten ausgelesen und automatisiert auf Höhe des Brieffensters positioniert.
Darüber hinaus müsst ihr im Briefpapier allerdings die vollständige Adresse des Leistungserbringers, also eurer Unternehmens oder eurer Agentur.
Ebenfalls notwendig sind Angabe zur Name und zur Rechtsform des Unternehmen, sowieso die Steuernummer und der Sitz des Finanzamts.
Wenn auch nicht rechtlich notwendig, empfehlen wir auch eure Bankverbindung im Brieffuß abzubilden, sodass eure Kunden die Rechnungen auch begleichen können und die Bankverbindung nicht erfragen müssen.
Solltet ihr nur Geschäftsbeziehungen mit deutschen Kunden und Partnern pflegen, könnt ihr eure Agentur-Rechnung so verschicken. Schreibt ihr auch Rechnungen ins europäische Ausland gehört neben der Steuernummer auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz USt-IdNr., auf die Rechnung.
Auf einen Blick
Diese Informationen gehören auf die Rechnung
- die vollständige Anschrift eures Kunden
- Name und Rechtsform eurer Agentur
- die vollständige Postanschrift eurer Agentur
- die Steuernummer und der Sitz den Finanzamts
- die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz USt-IdNr., solltet ihr Rechnungen ins europäische Ausland stellen
- eine Bankverbindung, damit Kunden Eure Rechnungen auch begleichen können
Abhängig von eurer Rechtsform, müssen noch weitere Informationen im Brieffuß ergänzt werden. Bei der Rechtsform GmbH oder GmbH & Co KG ist dies beispielsweise:
- die Handelsregisternummer
- der Gerichtsstand
- Namen des Geschäftsführers (oder der Geschäftsführer)
Wenn ihr unsicher seid: Euer Steuerberater kann hier auch weiterhelfen.
Beispiel für einen vollständigen Brieffuß:
Muster Werbeagentur GmbH Wiesendamm 3 20000 Hamburg
Tel.: 040 - 41 1111-0
Fax.: 040 - 41 1111-99
info@wagner-werbeagentur.de
www.muster-werbeagentur.de
Geschäftsführer: Max Muster Registergericht Hamburg, HRB: HH 123412 USt-Id Nr.: DE1234123412 Finanzamt Hamburg
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