Damit ihr als Freelancer oder Agentur keinen Fehler macht, die am Ende zu Liquiditätsengpässen führt, weil ein Kunde wegen formaler Fehler auf der Rechnung diese erst später begleicht, nachfolgend ein paar Tipps:
Der § 14 des Umsatzsteuergesetz legt gesetzlich fest, was auf jeder Rechnung stehen muss.
Dort ist u.a. vermerkt, dass deutlich erkennbar sein sollte, wer wem eine Rechnung stellt. Verwendet ihr eine Agentursoftware, wird die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers aus den Kundenstammdaten ausgelesen und automatisiert auf Höhe des Brieffensters positioniert.
Darüber hinaus müsst ihr im Briefpapier allerdings die vollständige Adresse des Leistungserbringers, also eurer Unternehmens oder eurer Agentur.
Ebenfalls notwendig sind Angabe zur Name und zur Rechtsform des Unternehmen, sowieso die Steuernummer und der Sitz des Finanzamts.
Wenn auch nicht rechtlich notwendig, empfehlen wir auch eure Bankverbindung im Brieffuß abzubilden, sodass eure Kunden die Rechnungen auch begleichen können und die Bankverbindung nicht erfragen müssen.
Solltet ihr nur Geschäftsbeziehungen mit deutschen Kunden und Partnern pflegen, könnt ihr eure Agentur-Rechnung so verschicken. Schreibt ihr auch Rechnungen ins europäische Ausland gehört neben der Steuernummer auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz USt-IdNr., auf die Rechnung.
Diese Informationen gehören auf die Rechnung
Abhängig von eurer Rechtsform, müssen noch weitere Informationen im Brieffuß ergänzt werden. Bei der Rechtsform GmbH oder GmbH & Co KG ist dies beispielsweise:
Wenn ihr unsicher seid: Euer Steuerberater kann hier auch weiterhelfen.
Beispiel für einen vollständigen Brieffuß:
Muster Werbeagentur GmbH Wiesendamm 3 20000 Hamburg
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