Der Agenturalltag besteht leider nicht nur aus Kreations- und Produktionsarbeit, mit welcher ihr Werte für eure Kunden schafft. Ein betriebswirtschaftlich wichtiger Bestandteil eurer Arbeit ist das Erstellen von Kostenvorschlägen, Rechnungen, Gutschriften und anderer Finanzdokumente, um Projekte zuerst zu gewinnen und nach erfolgreicher Durchführung abzurechnen.
Das Ziel der Agenturverwaltung ist es, diese Prozesse für euch so einfach und schlank wie möglich zu gestalten, damit ihr euch auf die Durchführung der Projekte konzentrieren könnt.
Über die vergangenen Jahren haben wir allerdings gelernt, dass verschiedene Kunden, Pitch-Situationen und Projektarten auch andere Anforderungen an die Finanzdokumente stellen.
So gibt es abhängig von den Wünschen der Einkaufsabteil eines Kunden und projektstrategischen Überlegungen eurerseits zum Beispiel große Unterschiede beim Detaillierungsgrad eines Kostenvoranschlags. Während der eine Kunde eine Pauschale für den Gesamtaufwand bevorzugt, möchte ein anderer die einzelnen Arbeitspakete und Aufwände je Gewerk ausgewiesen sehen, um euer Angebot bspw. mit anderen Angeboten vergleichen zu können. In anderen Fälle möchtet ihr Fremdleistungen explizit in einer Rechnung ausweisen oder diese eben gar nicht von den Agenturleistungen unterscheidbar in einer Position darstellen.
Aus diesem Grund bietet die Agenturverwaltung eine große Flexibilität bei der Konfiguration von Finanzdokumenten.
Da wir euch davor bewahren wollen, bei jedem Angebot in die umfangreiche Konfiguration einzusteigen, gibt es in der Agenturverwaltung so genannte "Vorlagen", um die für eure Agentur relevanten Variationen von Finanzdokumenten nur einmalig anlegen zu müssen. Zukünftig könnt ihr diese Vorlage dann mit einem Klick verwenden.
Die gängigen Varianten
Nachfolgend haben wir euch einmal die gängigsten Varianten von Finanzdokumenten zusammengestellt.
Individuelle Bankverbindung für einen Kunden
Ihr nutzt für alle Kunden ein bestimmtes Girokonto. Ein bestimmter Kunde soll jedoch seinen Zahlungen an ein extra für ihn eingerichtetes Bankkonto leisten.
Damit die richtige Bankverbindung in Rechnungen an diesen Kunden im Briefpapier angezeigt wird, kann für diesen Kunden ein eigenes Briefpapier angelegt und im Etat als Standard definiert werden. Damit gilt das Briefpapier mit der speziellen Bankverbindung für alle Projekt dieses Kunden.
Untermarken eures Unternehmens
Ihr führt verschiedene Untermarken eures Unternehmens z.B. "Hase Kommunikation" und "Hase Media Production". Dann könnt ihr für jede Untermarke ein separates Briefpapier anlegen und je nach Auftrag das korrekte Briefpapier mit dem entsprechenden Unternehmenslogo nutzen.
Wechselnde Werbebotschaften
Ihr möchtet eine Werbebotschaft und ein Zitat auf euer Briefpapier schreiben, dieses aber regelmäßig rotieren, um immer wieder andere Produkte zu bewerben. Liegt einfach 10 verschiedene Briefpapiere an und rotiert diese nach dem Zufallsprinzip.
Nur Positionsgruppen ohne Positionsdetails anzeigen
Ihr möchtet ein Dokument stark kürzen und Details wie z.B. die Anzahl von Stunden einer bestimmten Funktion oder Einzelpreise bestimmter Fremdleistungen eurem Kunden nicht transparent zeigen, um die Komplexität zu verringern
Die Option "Nur Positionsgruppen aufführen, keine Einzelpositionen" ist euer Helfer und sorgt dafür, dass nur die Überschriften und Zwischensummen der Positiongruppen angezeigt. Die einzelnen Positionen mit ihren Details werden ausgeblendet.
So wird eine Positiongruppe mit mehrere Positionen, wie bspw. folgende
Workshop Berlin 20.05
4 h Beratung zu 100,- EUR
Fahrtkosten 119,- EUR
Hotel 129,- EUR
gekürzt auf:
Workshop Berlin 20.05 348,- EUR
Ihr könnt allerdings auch folgende Option wählen:
"Nur Positionsgruppen anzeigen, Einzelpositionen kommasepariert als Textblock zusammenfassen"
In dieser Darstellungsart werden nur die Überschriften und Zwischensummen der Positiongruppen angezeigt. Die Positionsbezeichnungen der einzelnen Positionen wird hier jedoch noch als Fliesstext angezeigt, jedoch ohne Beträge. Das Ergebnis sähe dann wie folgt aus:
Workshop Berlin 20.05 348,- EUR
Beratung, Fahrtkosten, Hotel
Fremdleistungen einfach als "Leistungen" anzeigen
In manchen Fällen werden dem Kunden eingekaufte Leistungen als Agenturleistung verkauft. Um für die interne Auswertung trotzdem festhalten zu können, welcher Teil des Budgets für externe Lieferanten reserviert bleiben soll, kann man mit der Funktion "Fremdleistungen nicht explizit ausweisen" auf die getrennte Anzeige von Agentur- und Fremdleistungen verzichten. Es wird dann kein Leistungstyp angezeigt. Die Betragsspalten für Agentur- und Fremdleistung in der Positionsliste fallen auf eine Spalte zusammen.
Die Liste der Konfigurationsmöglichkeiten ist lang...
... und wir sind uns ziemlich sicher, dass wir auch für euren Spezialfall eine Lösung parat haben.
Sollten euch weitere Anwendungsfälle und die konkrete Konfiguration interessieren, schaut gern in unserem Wiki vorbei: Zum Wiki
