Die Agenturverwaltung erlaubt die Erstellung komplexer Projektnummern und kann auch auf ein bestehendes System aufsetzen und von dort an selbständig weiterzählen. Hier wird sichergestellt, dass Projektnummern nicht doppelt erzeugt werden können.
Warum überhaupt Projektnummern?
a) Projektnummern können in Kostenvoranschlägen, Rechnungen und der Korrespondenz mit dem Kunden hilfreiche Referenznummern sein.
b) Sie können bei der Beauftragung an Lieferanten weitergegeben werden, die die Projektnummer dann auf ihren Rechnungen führen. Das vereinfacht die Zuordnung von Fremdleistungen auf Projekte erheblich.
Übrigens: Die KI der Agenturverwaltung erkennt eure Projektnummern im Beleg von selbst, wenn eure Lieferanten diese auf ihren Rechnungen an euch vermerken und schlägt bei der Erfassung dann automatisch das richtige Projekt vor.
Sprecht uns an, wenn ihr weitergehende Fragen zu diesem Thema haben.
Wir empfehlen dieses Projektnummernmuster
Uns sind im Verlauf der Jahre schon etliche (oft auch weniger nützliche) Nummersysteme begegnet.
Wenn es keinen Grund dagegen gibt - z.B. externe Systeme die mit den gleichen Nummern arbeiten - sollte die Nummer so einfach wie möglich gehalten werden.
Beispiel:
TUI-0029
BAB-0002
Die Nummern setzen sich zusammen aus
<Kundenkürzel>-<vierstellige durchlaufende Zahl>
Die vierstellige durchlaufende Zahl zählt also innerhalb eines Kunden alle Projekte.
Es ist bewusst keine Jahreszahl in die Nummer integriert, da es häufig vorkommt, dass Projekte über Jahresgrenzen hinweg fortlaufen.
Eine Jahreszahl wäre dann lediglich ein Indikator dafür, in welchem Jahr das Projekt angelegt wurde, diese Information ist über eine Agentursoftware jedoch ohnehin zugänglich.
Weitere Vorteile dieses Musters
- Die Nummer ist als Dateiname - sogar auf einem Webserver - geeignet
- In einem Dateisystem sortieren sich Projektnummern automatisch nach Kunde und durchlaufender Nummer
- Das Kundenkürzel definiert für den Kunden einen eigenen Nummernkreis
- Rückschlüsse des Kunden auf andere Projekte der Agentur sind nicht möglich
- Wenn Kundenkürzel in der Agentur etabliert sind, lässt sich leicht danach suchen
