Digitaler Rechnungsworkflow: Die beste Daily Routine für deine Buchhaltung

Daily Routines sind nicht nur für Instagrammer und Podcaster ein bewährtes Mittel, um alle möglichen Lebensbereiche zu optimieren. Ein methodisches Vorgehen in täglichen Abläufen macht vor allem auch im Business-Kontext und für Geschäftsprozesse absolut Sinn. 

Alles, was regelmäßig erledigt werden muss, verdient einen strukturierten Prozess, bei dem alles ineinandergreift – einen Workflow also. Geht es um eure Buchhaltung, lautet das Stichwort der Stunde: digitaler Rechnungsworkflow! 

Das ist quasi die Daily Routine für eure Eingangs- und Ausgangsrechnungen und das Gegenprogramm zu „Wir machen das mal irgendwie, haben wir immer schon so gemacht, und wer Zeit hat, kümmert sich“. Was neben dem Digitalisieren deiner Buchhaltung noch zur perfekten Routine für Zahlungsläufe & Co gehört, liest du hier.

Was ist ein Rechnungsworkflow?

Ein Rechnungsworkflow umfasst sämtliche Prozesse rund um die Bearbeitung von Rechnungen, und zwar Eingangsrechnungen wie Ausgangsrechnungen – also vom Rechnungseingang bis hin zu Freigabe und Zahlung oder Weiterberechnung, Abrechnung und Rechnungsstellung. Aber bitte nicht irgendwie, sondern digitalisiert, mit möglichst wenig Handarbeit und festgelegten Handlungsschritten, die sinnvoll und effizient ineinandergreifen. 

Tut der Agentur gut: Vorteile des digitalen Rechnungsworkflows

Daily Routines sind nicht nur für Hautpflege und Sport am Morgen vorteilhaft; gerade eure Buchhaltung verdient (und braucht!) Strukturen, um optimal zu funktionieren. Ist das nicht der Fall, könnt ihr euch auf ausbleibenden Cashflow und verärgerte Rechnungssteller einstellen. Von einem digitalen Rechnungsworkflow profitiert ihr hingegen auf mehreren Ebenen:

• Ordnung: Verschwundene Rechnungen, fehlende Freigaben und wütende Lieferanten kommen einfach nicht mehr vor, wenn der elektronische Rechnungsworkflow seinen Gang geht. Pure Entspannung für dein Nervensystem!
• Liquidität: Du weißt immer tagesaktuell, wie es um die Liquidität deines Unternehmens bestellt ist, denn alle Rechnungen werden ordnungsgemäß beglichen.
• Innerer Frieden: Unstimmigkeiten im Buchhaltungsteam sind passé, wenn einfach jeder weiß, wer was prüft, freigibt, in den Zahlungslauf gibt und seine Aufgabe im Rechnungsworkflow kennt.
• Geldeingang: Auch der geht schneller, wenn Ausgangsrechnungen als elementarer Bestandteil des Rechnungsworkflows begriffen werden. 
• Belege: Ein absoluter Pain Point im Buchhaltungsalltag … die Belegerfassung wird im digitalen Rechnungsworkflow dank Automatisierung und KI-Unterstützung wesentlich besser behandelbar.
• Kostensenkung: Mahngebühren gehen euch nichts mehr an, wenn im Workflow Rechnungen immer pünktlich bezahlt werden.
• Archivierung: Mit der Zahlung ist die Arbeit noch nicht vorbei, denn insbesondere die E-Rechnung muss im Workflow digital abgelegt werden. Das gelingt ordnungsgemäß und ohne überlastete Aktenschränke, wenn du den Rechnungsworkflow der richtigen Software anvertraust. 

Was passiert, wenn die E-Rechnung kommt?

Die elektronische Rechnung ist in den letzten Monaten eines der wichtigsten Themen für Unternehmen geworden. Fakt ist: Die Pflicht zur E-Rechnung ist bereits da und du musst E-Rechnungen ab 2025 bereits empfangen können. Der Versand kommt dann, je nach Unternehmen, früher oder später auch dazu. 

Ein Rechnungsprogramm für Dienstleister ist also für den digitalen Rechnungsworkflow im Allgemeinen und für das Empfangen wie Erstellen von E-Rechnungen im Speziellen ein Muss – um gesetzlichen Pflichten nachzukommen und um von mehr Effizienz zu profitieren.

Teil der Routine: Tätigkeiten & Arbeitsschritte im digitalen Rechnungsworkflow

Bevor du euren Rechnungsworkflow digitalisieren und/oder optimieren kannst, ist es wichtig, die einzelnen Prozesse und Arbeitsschritte genau zu verstehen. Grundsätzlich gehören zum Rechnungsworkflow sowohl der Rechnungseingang als auch der Rechnungsausgang. Im Detail sieht das so aus:

Digitaler Rechnungseingang

• Belege erfassen: Der Rechnungsworkflow beginnt mit der Belegerfassung – idealerweise digital mit einer Software, die mit eurem Rechnungspostfach verknüpft ist, Rechnungen und sonstige Belege erkennt und automatisch übernimmt.
• Fremdleistungen: … müssen im Rechnungsworkflow differenziert abbildbar sein. Dann könnt ihr Leistungen von Freelancern u. Ä. direkt mit dem Projekt verknüpfen bzw. Durchläufer automatisch an Endkunden weiterreichen. 
• Bearbeitungsstatus: Zum effizienten Rechnungsworkflow gehört auch, dass der Bearbeitungsstatus jederzeit ersichtlich wird. Nur dann weiß jeder, ob die Rechnung gerade in Bearbeitung oder schon zur Zahlung freigegeben ist. 
• Kostenkategorien: Für den Überblick ist auch wichtig, dass ihr Kosten in Bezug auf Kostenkategorien wie Künstlersozialkasse, Akquise, Reisekosten & Co einordnen und auswerten könnt.
• Rechnungsfreigabe: Die Rechnungsprüfung sollte individuell konfigurierbar sein, um zu euch zu passen, also mit entsprechenden Berechtigungen pro Teammitglied.

Digitaler Rechnungsausgang

• Rechnungsstellung: Soll direkt aus einem Kostenvoranschlag abgerechnet werden, geht es um Akonto- oder Teilleistungsrechnungen oder um die Abrechnung eines Retainers? Mit der richtigen Software solltet ihr alle Fälle in eurem Rechnungsworkflow abbilden können.
• Fremdleistungen: Hier knüpfen wir an den Rechnungseingang an, denn Rechnungen für Fremdleistungen müssen sich sauber in den Rechnungsworkflow integrieren lassen, um auf das entsprechende Projekt gebucht und an den Kunden weiterberechnet zu werden.
• Rechnungsversand: Nach Rechnungsstellung und Kontrolle erfolgt der Versand – am besten direkt per Mail aus der Software. 
• Zahlungserinnerung: Tja, muss manchmal sein. Von der ersten freundlichen Erinnerung bis zur ernsten zweiten Mahnung sollte alles im Rechnungsworkflow mitgedacht und via Software abgebildet werden.
• Export der Finanzbuchhaltungsdaten: Auch dieser Schritt gehört zum Rechnungsworkflow, nämlich dann, wenn alle relevanten Daten mit wenigen Klicks an den Steuerberater gehen.

In 4 Schritten digitalen Rechnungsworkflow & Software einführen

Und jetzt mal Hand aufs Herz: Setzt ihr jeden Schritt des Rechnungsworkflows bereits digital um? Sollte das nicht der Fall sein, wird es höchste Zeit. Der größte Feind eines effizienten Rechnungsworkflows sind halb analoge, halb digitale Strukturen, bei denen ihr zwei Systeme parallel pflegen müsst. Die bessere Lösung ist es, alle Schritte digital und innerhalb einer Plattform oder Software umzusetzen. Das geht so:

1. Wähle die passende Software aus. Und damit meinen wir nicht eine Handvoll Tools, die dann zu Insellösungen mutieren. Sondern eine Agentursoftware wie Die Agenturverwaltung, die vom Rechnungsworkflow bis zu Zeiterfassung und Projektmanagement alles abbildet.
2. Nimm dein Team mit. Dazu gehört es auch, das Konzept Rechnungsworkflow zu erklären und warum ein gut strukturierter Prozess sinnvoll ist. Legt zusammen Verantwortlichkeiten fest und erfasst die Abläufe schriftlich und für alle einsehbar und nachvollziehbar.
3. Macht euch mit eurer Software vertraut. Plant eine Eingewöhnungszeit ein, in der ihr euch mit dem neuen Programm vertraut macht und die Funktionen kennenlernt, um das volle Potenzial des neuen Rechnungsworkflows auszuschöpfen. Die Agenturverwaltung ist z. B. sehr intuitiv zu bedienen, aber ein paar Wochen solltet ihr in der Regel einplanen, bis alle komplett an Bord sind.  

Ready to flow? Digitaler Rechnungsworkflow für eure Buchhaltung

Eigentlich kannst du Rechnungsworkflow als eine Prozessoptimierung der Daily Routines eurer Buchhaltung sehen. Je strukturierter und digitaler, umso besser für eure Abläufe, euer Betriebsklima und nicht zuletzt euer Geschäftskonto. Wenn du dir das Ganze mal live anschauen möchtest, kannst du Die Agenturverwaltung kostenlos testen und direkt eine unverbindliche Demo anfragen.