Wie Lieferantenaufträge und AI die Bürokratie signifikant senken

Stell dir vor, du bist in einer Agentur und täglich erreichen dich diverse Lieferantenrechnungen. Diese fluten sowohl die Buchhaltung als auch die Fachabteilungen. Während die Buchhaltung auf den ersten Blick die Rechnung erfassen könnte, fehlt oft der Kontext: Zu welchem Projekt gehört die Rechnung? Welcher Kostenvoranschlag des Kunden ist hier relevant? Und wie wird dieser Posten schließlich an den Kunden weiterberechnet? Wird eine Pauschale berechnet oder erfolgt eine 1:1-Weiterberechnung? Dieser arbeitsteilige Belegerfassungsprozess sorgt oft für Kopfzerbrechen und unnötige Rückfragen zwischen den Abteilungen.

Die Lösung: Lieferantenaufträge

Eine effiziente Möglichkeit, diesen aufwändigen Abstimmungsprozess zu umgehen, bieten Lieferantenaufträge. Angenommen, eine Fachabteilung erstellt einen Kostenvoranschlag (KV) für einen Kunden, in dem auch Fremdleistungen enthalten sind. Wird dieser KV vom Kunden bestätigt, ermöglicht die Agenturverwaltung mit nur einem Klick direkt aus dem System heraus, einen Lieferantenauftrag zu generieren und diesen samt relevanten Informationen oder Druckvorlagen an den jeweiligen Lieferanten zu versenden.

"Das Domainwissen, zu welchem Projekt eine Lieferantenrechnung, die erst in drei Monaten eingehen wird gehört und wie diese später mit eurem Kunden abgerechnet wird liegt dem Verursacher zum Zeitpunkt der Beauftragung vor, dem Buchhalter ein Quartal später aber nicht."

Ein entscheidender Aspekt dieses Lieferantenauftrags ist die eindeutige Auftragsnummer. Dank dieser kann festgelegt werden, dass nur Rechnungen mit einer solchen Nummer vom Unternehmen bearbeitet und bezahlt werden. Hier kommt der Gamechanger ins Spiel: Künstliche Intelligenz (KI).

KI im Dienst der Belegerfassung

Dank fortschrittlicher Algorithmen erkennt die KI der Agenturverwaltung automatisch eingehende Lieferantenrechnungen und identifiziert dabei sofort die zugehörige Auftragsnummer. Sie vergleicht die Rechnungssumme mit dem ursprünglich beauftragten Betrag und benachrichtigt bei Abweichungen den Verantwortlichen. Aber das ist noch nicht alles: Die KI kann den gesamten Kontext der Rechnung rekonstruieren. Sie identifiziert das zugehörige Projekt, den relevanten Kostenvoranschlag und sogar die genaue Position innerhalb des KVs. Zudem kennt sie die vereinbarte Abrechnungsmodalität mit dem Kunden, sei es eine Pauschale oder eine 1:1-Weiterberechnung.

Dieses Wissen, welches traditionell beim Ersteller der Rechnung liegt und nicht in der Buchhaltung, wird so systematisch zentralisiert. Dank Lieferantenaufträgen und KI-Unterstützung wird der bisherige Freigabeprozess obsolet. Die Agenturverwaltung ordnet automatisch jeden Beleg dem richtigen Projekt, dem passenden Kostenvoranschlag und der korrekten Verrechnungsart zu.

Fazit

Was früher ein komplexer, von Menschenhand geführter Prozess war, der sowohl Buchhaltung als auch Projektmanagement involvierte, wird durch die Verwendung von Lieferantenaufträgen in Kombination mit KI zu einem nahezu vollautomatisierten Prozess. Rückfragen, Unsicherheiten und das mühsame Zusammenpuzzeln von Informationen gehören der Vergangenheit an. Und auch wenn es dennoch zu Unklarheiten kommen sollte, kann immer noch ein manueller Review durchgeführt werden. Aber der große Unterschied ist: Man muss sich nicht mehr auf das Gedächtnis verlassen oder in alten E-Mails nach Vereinbarungen suchen. Die KI hat alles im Blick – effizient, präzise und immer aktuell.