Angebotssoftware: Mit Multitasking schnell & easy zum überzeugenden KVA

Vor jedem neuen Projekt steht ein entscheidender Schritt: das Angebot. Es ist Leistungsportfolio, Visitenkarte, professionelles Aushängeschild und betriebswirtschaftliches Must-have in einem. Außerdem sollte es einfach und effizient zu erstellen sein und deinen (potenziellen) Kunden überzeugen. Ganz schön viele Anforderungen, die ein KVA erfüllen muss. 

Das beste Tool, um deine Angebote professionell, durchdacht und mit möglichst wenig Aufwand zu erstellen, ist eine Angebotssoftware. Wenn du KVAs immer noch in Textverarbeitungsprogrammen erstellst, solltest du diesen Artikel nicht links liegen lassen.

Was muss eine Angebotssoftware können?

Eine Angebotssoftware muss es dir ermöglichen, Angebote mit Software zu schreiben, so viel ist klar. Damit daraus aber auch ein effizienter Workflow für deine KVAs wird, solltest du noch auf einige weitere Punkte achten:

• Übersichtlich: Gerade für fachfremde Kunden kann eine übersichtliche Darstellung deines Angebots eine große Entscheidungshilfe sein. Die Angebotssoftware sollte daher Positionsgruppen, also Leistungskategorien wie Konzeption, Umsetzung etc., darstellen können und darin wiederum einzelne Leistungspositionen wie Programmierung, Grafikdesign etc.
• Differenzierung: Für den besseren Überblick ist es sinnvoll, bei der Kalkulation Eigen- und Fremdleistungen differenzieren zu können. Deine Angebotssoftware sollte dir die Option geben, die Positionen für den Kunden transparent darzustellen – oder auch nicht.
• Kalkulation: Tageshonorare und Stundensätze sollten in deiner Software zur Angebotserstellung als feste Größen im Projekt hinterlegbar sein, damit du deinen KVA damit verknüpfen kannst.
• Wiederholung: Gibt es vergleichbare Leistungen aus früheren Angeboten, solltest du diese abrufen und in dein neues Angebot integrieren können. Für Evergreen-Angebote solltest du zudem Vorlagen anlegen können.
• Versand: Idealerweise solltest du Angebote direkt aus deiner Angebotssoftware versenden können. Das ist nicht nur praktisch, du sparst dir damit auch das Herunterladen, in den Mailanhang packen etc.

Welche Vorteile hat die Angebotserstellung mit einer Software?

Du bist noch nicht sicher, ob die Angebotserstellung im Textverarbeitungsprogramm nicht doch praktischer ist? Ganz klar, sie ist es nicht. Diese Liste wird dich von Angebotserstellung mit Software überzeugen:

• Du sparst Zeit: Kaum etwas ist so frustrierend, wie unbezahlte Zeit auf Angebotserstellung zu verwenden. Smarte Funktionen in der Angebotssoftware hingegen sorgen für effiziente Abläufe und ersparen dir langes Grübeln.
• Du vermeidest Fehler: Vermeintlich kleine, aber womöglich entscheidende Fehlkalkulationen können zum wirtschaftlichen Problem werden, weil du entweder zu billig kalkulierst oder der Kunde durch überhöhte Preise abgeschreckt wird. Software für Angebotserstellung minimiert das Risiko von Fehlkalkulationen und falschen Preisen oder Stundensätzen.
• Du hast die Kontrolle: Wenn du auf definierte Leistungen und Produkte setzt, aus denen die Angebotssoftware schöpfen kann, kannst du wiederum easy Auswertungen von bestimmten Leistungsarten erhalten.
• Du organisierst: Angebot raus und noch nichts gehört? Eine gute Angebotsmanagement-Software ermöglicht dir eine Wiedervorlage. Dann kannst du dir eine Erinnerung einstellen und rechtzeitig nachhaken.
• Du bleibst liquide: Vermerkst du in der Angebotserstellungssoftware, welche Leistung des Kostenvoranschlags (KVA) bereits erbracht wurde, kann sich dein Buchhaltungsteam schon an die Abrechnung der Teilleistungen machen, und ihr bleibt flüssig. 

So funktioniert’s: Einfach professionelle Angebote erstellen mit Software

Um alle Benefits zu bekommen, sollte deine Angebotssoftware eine ganzheitliche Lösung aka Agentursoftware sein, die KVA, Projektverwaltung, Fremdleistungsmanagement und Abrechnung miteinander verknüpft. Damit du einen Eindruck davon bekommst, wie das in der Praxis aussieht, zeigen wir dir, wie du mit der Agenturverwaltung ruckzuck und ohne Fehlkalkulation zum Kostenvoranschlag kommst:

1. Neuen Kostenvoranschlag erstellen

In der Agenturverwaltung wählst du unter „Finanzen“ die Option „Neuer Kostenvoranschlag“ aus, um deine Angebote mit der Software zu schreiben. Alternativ geht das auch so:

• Über die Sammlung aller bisherigen KVA 
• Über die Rubrik „Finanzen“ eines Projekts, Etats oder Kunden
• Aus bestehenden Dokumenten oder einer Vorlage einen KVA generieren

Nachdem du auf dem Weg deiner Wahl zum neuen KVA gelangt bist, gibst du den Betreff ein. Das Datum wird automatisch hinterlegt, kann auf Wunsch aber verändert werden. Die Agenturverwaltung verknüpft die Projektnummer bei der Projektzuordnung automatisch für dich, sodass alle Unterlagen zusammenpassen.

2. Positionsgruppen & Positionen anlegen

Nun untergliederst du dein Angebot in sinnvolle Positionsgruppen, wie etwa Konzeption und Umsetzung. Bei Anzahl und Bezeichnung hast du freie Hand.

Nach dieser Grobgliederung deiner Positionsliste geht es ans Finetuning, und du stellst die Positionen pro Positionsgruppe zusammen. Die Positionsbezeichnung obliegt dir, und bei der Abrechnungsart hast du die Wahl zwischen Preisen pro Stück, pro Stunde sowie pauschal.

3. Fremdleistungen aufnehmen

Fremdleistungen können auf dem KVA dargestellt werden. Ob du sie aber für den Kunden ersichtlich als Fremdleistungen ausweist oder nicht, bleibt dir überlassen. Die Option „Fremdleistungen ausweisen“ lässt sich in der Agenturverwaltung nämlich abwählen.

Das gelingt, indem du unter „Druckversionseinstellungen“ das Häkchen bei „Fremdleistungen nicht explizit ausweisen“ setzt oder auch nicht – ganz wie es für euch passt.

4. Kostenvoranschlag abrechnen

Willst du eine Akontorechnung, also eine Vorauszahlung, aus deinem Kostenvoranschlag veranlassen, öffnest du den entsprechenden Kostenvoranschlag. Im Reiter „Abrechnungen“ wählst du die gewünschte Abrechnungsart, also eine prozentuale Akonto-Rechnung oder eine mit Fixbetrag, gibst das Rechnungsdatum ein und schließt den Prozess ab mit „Ausgangsrechnung jetzt anlegen“. 

Genauso geht es für Retainer-Abrechnungen und Teilrechnungen während des Projekts. Du entscheidest, ob nur Agentur- oder auch Fremdleistungen abgerechnet werden. 

Auch Schlussrechnungen erstellst du direkt aus dem KVA über die Wahl der Abrechnungsart. Hast du vorher schon Teilleistungen abgerechnet oder eine Akontorechnung erstellt, zieht die Angebotssoftware diese direkt ab.

„Nur“ Angebote mit Software schreiben? Wichtige weitere Funktionen

Die Angebotserstellung ist ein essenzieller Teil des Rechnungsworkflows, denn ohne Angebote (oft) kein Auftrag, keine Rechnung und vor allem: kein Cashflow. Das bedeutet gleichzeitig, dass eine Angebotssoftware nicht nur KVAs können, sondern grundsätzlich als umfassende Software für Dienstleister nutzbar sein sollte. 

Nimm Angebotsmanagement und Angebotserstellung mit Software daher wichtig, wenn du planst, deine Buchhaltung zu digitalisieren. Hier kommen noch ein paar sinnvolle Funktionen, mit denen dir die Angebotssoftware das Leben leichter macht:

• Zeitmanagement: Wenn deine Software für Angebotsmanagement auch Zeiterfassung kann, werden die abzurechnenden Stunden direkt auf ein Projekt gebucht und du kannst sie in die Abschlussrechnung überführen.
• Budgets: In deiner Angebotssoftware sollten zudem Budgets anzulegen sein, die mit dem jeweiligen KVA und Projekt verknüpft werden. Dann ist jederzeit einsehbar, ob das Projekt wirtschaftlich läuft, noch Luft ist oder ob das Budget überzogen wurde.

• Projektcontrolling & Reports: Spätestens nach Rechnungsstellung sollte die Angebotssoftware nicht ausgedient haben, sondern dich vielmehr mit differenzierten Auswertungen über Deckungsbeiträge, Projektumsätze und Co versorgen. 

Multitasking statt eindimensional: Angebotssoftware für deine KVAs

Bei Kostenvoranschlägen ist das Potenzial zur Workflow-Optimierung groß: Es geht in nahezu allen Fällen einfacher, schneller und effizienter, wenn du auf eine Angebotssoftware mit Multitasking-Fähigkeiten setzt, statt deine Kostenvoranschläge weiterhin in Word oder in Mails zu tippen. 

Angebotserstellung per Software hingegen ist vielseitig, smart und optimal vernetzt. Stichwort vernetzt: Das sind wir natürlich auch – am besten setzt du dich direkt mit uns in Verbindung, wenn deine Angebotserstellung ein Upgrade verdient. Am besten startest du mit einer kostenlosen Demo!