ZUGFeRD XRechnung: Was ist was & was brauchst du?

Die Pflicht zur E-Rechnung steht mit 2025 endgültig ins Haus. Aber – E-Rechnung ist nicht gleich E-Rechnung. Es gibt verschiedene Formate, wobei in Deutschland ZUGFeRD und XRechnung als Standard gelten.

Das wirft verschiedene Fragen auf … musst du dich für ZUGFeRD oder XRechnung entscheiden? Wenn ja, ist XRechnung oder ZUGFeRD die bessere Wahl? Oder geht beides? Die gute Nachricht ist: Du musst dich nicht entscheiden (wenn du die richtige Software wählst), und es ist gut, sich mit beiden Varianten mal auseinanderzusetzen. 

Was ist eine XRechnung?

Eine XRechnung ist eine E-Rechnung, die auf einem strukturierten XML-Datensatz basiert. Will heißen: Sie ist maschinenlesbar und medienbruchfrei weiterzuverarbeiten, ohne manuelle Übertragung von Zahlungsdaten. Die XRechnung entspricht einer europäischen Norm und ist daher auch für EU-weiten Zahlungsverkehr geeignet.  

Wie erkenne ich eine XRechnung?

Da es sich bei einer XRechnung um ein XML-Dateiformat handelt, erkennst du sie an der Endung des Dateinamens: .xml. Außerdem wird dich die geöffnete XRechnung eher an einen Quellcode als an eine Rechnung erinnern, denn die Rechnungsinformationen verstecken sich in Code-Zeilen. Die richtige Software stellt sie dir in einer lesbaren Ansicht kenntlich dar.

Was ist eine ZUGFeRD Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ebenfalls eine E-Rechnung und erfüllt somit dieselben Standards wie eine XRechnung. Auch das ZUGFeRD-Format basiert auf einem XML-Datensatz, wobei die Rechnungsinformationen für Menschen lesbar in ein PDF eingebettet sind. Mit ZUGFeRD bist du ebenfalls EU-weit normenkonform unterwegs.

Was bedeutet die Abkürzung ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein Akronym und setzt sich aus den Anfangsbuchstaben von „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ zusammen. Bei diesem Forum handelt es sich um einen Zusammenschluss von öffentlichen und privatwirtschaftlichen Akteuren, die gemeinsam an der Digitalisierung des Zahlungsverkehrs arbeiten.

Wie erkenne ich das ZUGFeRD-Format?

Das ZUGFeRD-Format sieht zunächst aus wie eine PDF-Datei und hat entsprechend das Dateinamenskürzel .pdf. Nicht weiter auffällig also. Einige Anzeigeprogramme für PDF zeigen dir allerdings einen Anhang an, z. B. in Form einer Büroklammer. In diesem Anhang verbirgt sich dann der maschinenlesbare XML-Datensatz, den du (genau wie eine XRechnung) auch von einer geeigneten Software anzeigen lassen kannst.

Wo liegen die Unterschiede der beiden Formate?

XRechnung, ZUGFeRD … beide sind XML-basiert, aber doch irgendwie anders? Obwohl sie nahe Verwandte sind, gibt es Unterschiede zwischen XRechnung und ZUGFeRD:

• Dateiformat: Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD ist ein hybrides Format aus einem PDF, in das die XML-Datei eingebettet ist.
• Korrektheit: Während es bei der XRechnung nur einen Datensatz gibt, hat ZUGFeRD zwei im Gepäck, einen XML-Datensatz und ein PDF. Über das PDF kannst du die Rechnung einfacher prüfen, allerdings können zwei Datensätze theoretisch auch eine Fehlerquelle sein. 
• Lesbarkeit: Eine XML-Datei sieht ähnlich aus wie der Quellcode einer Website – du kannst sie zwar lesen, bist aber danach nicht viel schlauer. ZUGFeRD soll dieses Problem über die PDF-Datei lösen, die wie eine normale PDF-Rechnung aussieht.
• Syntax: Dieses XML-Schema gibt die Regel vor, wie die Rechnungsdaten strukturiert sind. Nach EU-Norm sind die Schemata UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice) zulässig. Während ZUGFeRD nur die CII-Syntax unterstützt, kann die XRechnung beide Schemata darstellen.
• Zielgruppe: Grundsätzlich sind beide Formate für den Business-Kontext geeignet. Die XRechnung hat zu ZUGFeRD den Unterschied, dass sie (und nur sie!) von deutschen Ämtern und Behörden, also Business-to-Government (B2G), akzeptiert wird.

Vor- & Nachteile von XRechnung vs. ZUGFeRD

Beim Empfang von XRechnung oder ZUGFeRD musst du mit dem Format klarkommen, das dir der Absender schickt.  Wenn du hingegen eine E-Rechnung erstellst, hast du die Wahl: ZUGFeRD vs. XRechnung. Aus EU-Normen-Sicht bist du so oder so auf der sicheren Seite. Um dir die Wahl zu erleichtern, kommen hier die Pros und Contras schön übersichtlich:

XRechnung

ZUGFeRD

Welches Format gewinnt?

Wir beantworten die Frage nach ZUGFeRD oder XRechnung mit … (Trommelwirbel) … ZUGFeRD! Sofern du nicht gerade B2G-Rechnungen ausstellst. Das PDF, das ZUGFeRD mitbringt, macht euren Rechnungsworkflow besonders schnell und unkompliziert. 

Falls Ämter und Behörden zu deiner Zielgruppe zählen, geht es allerdings nur mit XRechnung. Da aber künftig beide Formate im Umlauf sein werden, brauchst du trotzdem eine E-Rechnungssoftware, die beide verarbeiten kann.  

So klappt es: Ab sofort auf E-Rechnung umstellen 

Wenn dich die E-Rechnungspflicht auch schon ruft, solltest du dich besser heute als morgen mit dem Thema befassen. Auch wenn das Erstellen elektronischer Rechnungen ab 2025 noch optional ist, muss der Empfang schon jetzt klappen! Um eine geeignete Software kommst du also so oder so nicht herum.

1. Such dir ein Rechnungsprogramm für Dienstleister aus. Das sollte natürlich ZUGFeRD und XRechnung erstellen und öffnen können. Statt auf eine Insellösung setzt du bestenfalls direkt auf eine Agentursoftware, die Projektmanagement, Finanzen, Personalverwaltung und Buchhaltung verbindet.
2. Richte den Empfang von XRechnung und ZUGFeRD sofort ein, um mit der gesetzlichen Pflicht Schritt zu halten.
3. Auch, wenn die gesetzliche Pflicht zum Versand noch ein wenig Zeit gibt: Lege schon jetzt los und schicke selbst elektronische Rechnungen ins Rennen. Dann bist du dem Gesetzgeber voraus und kannst schon heute Arbeitszeit sparen, Fehler vermeiden und von einem schnelleren Cashflow profitieren!

A little bit different: XRechnung, ZUGFeRD & die kleinen Unterschiede

ZUGFeRD und XRechnung sind zwar nahe Verwandte, aber gleich sind sie nicht. Aus unserer Sicht ist die ZUGFeRD die komfortablere Wahl. Immerhin kann jeder Rechnungsempfänger ein PDF lesen, auch ohne spezielle Zusatzsoftware. Und wer die Rechnung schneller liest, kann sie auch schneller prüfen und freigeben. 

Am besten setzt du direkt auf eine Softwarelösung, die XRechnung und ZUGFeRD empfangen und erstellen kann. Wie gut, dass Die Agenturverwaltung der elektronischen Rechnungsstellung schon heute gewachsen ist. Wenn du mit ZUGFeRD und/oder XRechnung starten willst, kannst du direkt eine kostenlose Demo starten!