Ausgangsrechnungen: Vom aufwändigen Task zum Agentur-Goldkind

Wenn es in der Agentur ein Thema gibt, das zwar notwendig ist, aber hin und wieder der Prokrastination zum Opfer fällt, dann sind es die Ausgangsrechnungen: Ohne geht es nicht, denn sie sorgen für den Cashflow. Rechnungen zu erstellen, ist aber unweigerlich mit reichlich Fleißarbeit verbunden: Stunden addieren, Leistungszeiträume abgleichen – also nochmal unbezahlter Zeitaufwand, bis der Cashflow sprudelt. 

Zum Glück kannst du ein paar Maßnahmen ergreifen, um das aufwändige To-do angenehmer zu machen. Und die notwendigen rechtlichen Anforderungen, wie Umsatzsteuer und Aufbewahrungspflichten hast du dann auch gleich auf dem Schirm. Und das soll alles schneller und einfacher als bisher gehen? Spoiler: Ja! 

Wir zeigen dir in diesem Ratgeber, wie du Ausgangsrechnungen mithilfe von Software systematisch, effizient und rechtlich sicher erstellen und verwalten kannst.

Was sind Ausgangsrechnungen?

Ausgangsrechnungen (im Gegensatz zu Eingangsrechnungen, die du von deinen Lieferanten bekommst) sind Rechnungen, die Agenturen und generell alle Unternehmen an ihre Kunden senden. Erstellst du eine Ausgangsrechnung, rechnest du darin erbrachte Dienstleistungen oder gelieferte Produkte ab. Du kannst sie entweder analog (die gute alte Papierrechnung) oder digital erstellen und versenden.

Was drauf sein muss: Pflichtangaben auf deiner Ausgangsrechnung

Es gibt ein paar Must-haves, ohne die deine Ausgangsrechnung unvollständig ist. Was immer drauf gehört und was nur im Fall der Fälle, haben wir für dich zusammengefasst:

• Dienstleister inkl. vollständigem Firmennamen & Adresse
• Rechnungsempfänger inkl. Hausnummer & Co. sowie Rechtsform
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer deines Unternehmens
• Ausstellungsdatum bzw. Rechnungsdatum
• Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum, wenn es sich um ein Zeitfenster handelt
• Fortlaufende Nummer bzw. Rechnungsnummer als „Wasserzeichen“ deiner Ausgangsrechnungen
• Verständliche Beschreibung der Leistungen, also wofür dein Kunde zahlen soll
• Zahlungsbetrag transparent aufgeschlüsselt nach Preisen für einzelne Leistungen sowie unterteilt in Brutto- & Netto-Preis
• Rabatt bzw. Skonto, falls dieser im Vorhinein vereinbart wurde oder du deinem Kunden entgegenkommen möchtest
• Zahlungsfrist für deine Ausgangsrechnung
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Kunden, sofern die Rechnung ins EU-Ausland geht

Laut Gesetz sind Rechnungen sofort zur Zahlung fällig, allerdings hat der Kunde 30 Tage Zeit zum Ausgleich. Du kannst den gesetzlichen Standard durchziehen, frühere Zahlungsziele schriftlich vereinbaren oder gezielt auf die Wünsche einzelner Kunden eingehen, die du idealerweise individuell festlegen kannst.

Deine Vorteile: Deshalb sind Ausgangsrechnungen mit Software eine smarte Idee

Bei den ganzen Formalitäten ist klar, dass Ausgangsrechnungen zu schreiben zu Recht nicht fancy ist. Du musst auf alles Mögliche achten, darfst nichts vergessen, und Fehler sollten erst recht nicht vorkommen. Wenn du deswegen Ausgangsrechnungen stornieren musst, geht noch mehr Zeit drauf. 

Glücklicherweise kannst du den ganzen Prozess digital abbilden. Und damit meinen wir nicht Excel-Tabellen und Word-Dateien, sondern ein Rechnungsprogramm für Dienstleister. Damit dir das im Agenturalltag auch wirklich hilft, ist es wichtig, auch bei Ein- und Ausgangsrechnungen gleich auf eine spezialisierte Agentursoftware wie Die Agenturverwaltung zu setzen:

So geht’s Schritt-für-Schritt: Ausgangsrechnungen erstellen, buchen & verwalten

Ausgangsrechnungen via Software können nicht nur in der Theorie einige Pluspunkte verbuchen. Auch in der Praxis ist die Handhabung easy, wenn auch von Programm zu Programm ein bisschen unterschiedlich. Wir zeigen dir, wie es mit der Agenturverwaltung geht:

1. Ausgangsrechnung schreiben

Neben der manuellen Eingabe der Rechnungsdaten aus verschiedenen Umgebungen heraus kannst du dir in der Agenturverwaltung deine Vorarbeit zunutze machen und einen Kostenvoranschlag in eine Ausgangsrechnung umwandeln. 

Wiederkehrende Dienstleistungen und Fixpreise im Sinne von Retainern abzurechnen, funktioniert übrigens genauso, wie die regelmäßige automatische Rechnungsstellung, z. B. für Service-Verträge mit Kunden. Natürlich sind auch Teilleistungsrechnungen möglich, wenn du bspw. einen Film konzeptioniert, den Dreh aber erst später abrechnest. 

Das Gleiche gilt für Time & Material-Modelle. Da du in der Agenturverwaltung fortlaufend Projektzeiten und Lieferantenrechnungen erfasst, kannst du die Ausgangsrechnung pro Turnus mit wenigen Klicks erstellen. 

Die zentralen Inhalte der Ausgangsrechnung gehören in die Buchhaltung, damit du den Überblick behältst, bis wann und von wem noch Geld zu erwarten ist und was an Umsatzsteuer abgeführt werden muss. 

Unter „Finanzen“ findest du im Hauptmenü sämtliche Debitoren gelistet, also alle Kunden, die noch offene Posten bei dir haben. Das jeweilige Zahlungsziel ist ebenfalls auf einen Blick übersichtlich aufgeführt. 

3. Wiedervorlage & Mahnungen

Mit einer Wiedervorlage nach selbstgewähltem Termin erinnert dich Die Agenturverwaltung an alles, was dir wichtig ist – zum Beispiel offene Rechnungen. Genauso kannst du eine Wiedervorlage auch für ein Teammitglied erstellen. 

Lässt ein Geldeingang auf sich warten, woran dich die Wiedervorlage zuverlässig erinnert, dann kannst du die erste Eskalationsstufe zünden und eine Mahnung rausschicken. Und sollte der Worst Case eintreten und eine Zahlung unendlich auf sich warten lassen, kannst du Ausgangsrechnungen auch ausbuchen und stornieren. 

4. Ausgangsrechnungen stornieren

Fehler können passieren. Auch wenn du eine Ausgangsrechnung stornieren musst, gibt es eine praktische Funktion, die für buchhalterische Neutralität sorgt. Wenn die Ausgangsrechnung noch nicht festgeschrieben ist, kannst du sie natürlich noch korrigieren.

5. Archivieren & aufbewahren

Da du die Daten aus der Agenturverwaltung problemfrei in DATEV exportieren und deine Ausgangsrechnungen dort archivieren kannst, bist du auf der sicheren Seite, was die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gemäß GoBD angeht. Und deinem Steuerberater tust du auch direkt einen Gefallen, indem du die Ausgangsrechnungen digital übergibst.  

Von der lästigen Ausgangsrechnung zu deinem Cashflow-Liebling 

Wenn dir Ausgangsrechnungen immer noch als notwendiges Übel erscheinen, ist es Zeit für einen Perspektivwechsel und die richtige Software. Immerhin sorgen sie dafür, dass die Einnahmen sprudeln. 

Und das richtige Programm sorgt dafür, dass sie so wenig wie möglich Zeit und Ressourcen binden. Wenn du mehr darüber wissen willst, wie dich Die Agenturverwaltung bei deinem neuen monatlichen Lieblings-Task unterstützen kann, helfen wir dir gerne weiter. 

Du möchtest deinen Aufwand bei der Rechnungsstellung minimieren, die Fehlerquote senken und mehr Zeit für kreative Arbeit und Kundenberatung haben? Buch dir direkt einen Termin mit uns und lerne Die Agenturverwaltung kennen!