E-Rechnung: Pflicht ab 2025? Was für wen gilt & was zu tun ist!

Mit der E-Rechnung kommen die Pflichten – zumindest ab 2025. Und auch wenn es Übergangsregelungen und Co gibt, die E-Rechnungspflicht trifft auch deine Agentur früher oder später. Wir geben dir in diesem Artikel einen Überblick dazu, welche Pflichten für wen gelten, ab wann du dich auf Änderungen einstellen musst und was dann konkret zu tun ist.

Sind elektronische Rechnungen Pflicht?

Die technische Möglichkeit für Empfang und Weiterverarbeitung einer elektronischen Rechnung ist Pflicht ab 2025. Diese E-Rechnungspflicht gilt für B2B; es handelt sich also um eine E-Rechnungspflicht für Unternehmen. Beim Versand von E-Rechnungen gibt der Gesetzgeber noch Übergangsfristen, aber auch die solltest du lieber nicht bis zum letzten Tag ausreizen. 

Die gesetzliche Grundlage oder warum der Empfang der E-Rechnung ab 2025 Pflicht wird

Die Grundlage für die E-Rechnungspflicht ist das Wachstumschancengesetz des Finanzministeriums, das größtenteils im März 2024 in Kraft getreten ist. Neben der Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 bezieht sich das Gesetz auch auf steuerliche Erleichterungen für Unternehmen und soll die firmeneigene Forschung fördern. 

Der Hintergedanke bei der E-Rechnungspflicht: Ein schnellerer Rechnungsworkflow und eine einfachere Rechnungsbearbeitung sorgen für einen schnelleren Cashflow und eine bessere Liquidität der Unternehmen, so die Theorie. Die Unternehmen wiederum sollen dank mehr flüssiger Gelder investitionsfreudiger werden und die Wirtschaft wachsen lassen – Wachstumschancengesetz eben.

Wer muss ab 2025 E-Rechnungen schreiben?

Laut Gesetz muss ab 2025 noch niemand E-Rechnungen erstellen, dafür gibt es nämlich Übergangsfristen. Wir raten dir aber dringend, das Thema nicht auf die lange Bank zu schieben, sondern asap anzupacken! Je früher deine Agentur gesetzeskonforme elektronische Ausgangsrechnungen erstellen kann, desto schneller werdet ihr Parallelstrukturen aus E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen los und desto besser für euren Cashflow.

Was ändert sich für Rechnungsempfänger?

Rechnungsempfänger betrifft die E-Rechnungspflicht direkt. Du musst quasi laut Gesetz ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen von deinen Dienstleistern zu empfangen und medienbruchfrei automatisiert weiterzuverarbeiten.  

Und das betrifft alle Unternehmen: Der Empfang der E-Rechnung ist dann genauso Pflicht für Kleinunternehmer wie Mittelständler und Global Player. Ein Rechnungsprogramm für Dienstleister, das E-Rechnungen verarbeiten kann, ist also allein dafür schon eine sinnvolle Investition! 

Was muss ich als Rechnungsaussteller beachten?

Der Empfang der E-Rechnung ist zwar Pflicht für alle Unternehmen, aber für den Versand gibt es eine ganze Reihe von Übergangsfristen und Sonderregelungen. Damit du weißt, was du als Rechnungsaussteller unbedingt beachten musst, hier alle Deadlines als Übersicht:

Wer ist von der E-Rechnung befreit?

Für Privatkunden ist die E-Rechnung keine Pflicht – auch wenn 2028 alle Übergangsfristen ablaufen, bleibt die E-Rechnungspflicht eine reine B2B-Angelegenheit. Davon mal abgesehen, gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht nur in bestimmten Fällen:

• Kleinstbetragsrechnungen unter 250 Euro brutto
• Rechnungen, die gemäß Sicherheitsüberprüfungsgesetz der Geheimhaltung unterliegen
• Bestimmte umsatzsteuerbefreite Dienstleistungen, z. B. für Post- und Bankdienste oder für Heilbehandlungen

Gibt es wirklich Vorteile für beide Seiten mit der E-Rechnung?

Nachdem wir jetzt die Theorie zu E-Rechnung, Pflichten, Fristen und Gesetzen abhaken können, wird es Zeit für ein paar praxisnahe Vorteile der E-Rechnungspflicht ab 2025 and beyond. Und die gibt es sowohl bei Rechnungsstellung als auch -empfang. Los geht’s: 

Was muss ich jetzt im Hinblick auf die E-Rechnungspflicht tun?

Übergangsregelungen hin oder her – die E-Rechnung ab 2025 wird für dich auf jeden Fall zur Pflicht, wenn einer deiner Dienstleister den Rechnungsausgang umstellt und anfängt, die XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen zu schicken. Die musst du dann nämlich irgendwie verarbeiten können. Deshalb macht es Sinn, zeitnah die Buchhaltung zu digitalisieren und die notwendigen Voraussetzungen zu schaffen:

1. Teamwork makes the dream work und so. Informiere deine Mitarbeitenden über die Hintergründe der E-Rechnung und die kommende Pflicht inklusive Fristen. Das muss nicht in eine Jura-Vorlesung ausarten, aber alle sollten auf demselben Kenntnisstand sein.
2. Kümmere dich um eine geeignete Software. Wichtig ist, dass das Tool die beiden in Deutschland gängigsten Formate XRechnung und ZUGFeRD kann: Im B2B-Umfeld haben beide ihren Platz, XRechnung ist allerdings Pflicht, wenn es um Aufträge für Ämter und Bundesbehörden geht. Gut ist zudem ein Multitalent statt Insellösungen, das als Agentursoftware alle eure Needs abdeckt.
3. Dann noch alles einrichten. Dazu gehören vor allem erstmal der Rechnungseingang bzw. die Verarbeitung von E-Rechnungen, aber auch der Rechnungsausgang und die Archivierung. Die Agenturverwaltung hat dafür z. B. eine Schnittstelle zu DATEV, sodass alles seine Ordnung hat.

Alles halb so wild mit der E-Rechnung: Pflicht ab 2025 in den Griff kriegen!

Wenn du es bis hierhin geschafft hast, kennst du jetzt die wichtigsten Infos zu E-Rechnung, Pflicht und Fristen. Mit dem richtigen Überblick ist das alles halb so wild, oder? Damit du Cashflow und Rechnungsbearbeitung schnellstmöglich in den Griff kriegst, bist du mit einer multitaskingfähigen Software bestens gerüstet. 

Die Agenturverwaltung kann die gängigen Rechnungsformate und ist

auch in allen anderen Belangen des Agenturalltags für dich da. So wie

unser Team übrigens auch! Mach keine halben Sachen, wenn es um

gesetzliche Pflichten und Fristen geht und melde dich bei uns!