E-Rechnung erstellen: How to – korrekt schreiben & verarbeiten

Der Countdown für die Pflicht zur E-Rechnung läuft. Selbst wenn diese euch für Ausgangsrechnungen vorerst noch nicht betrifft, müsst ihr euch trotzdem auf den Empfang und die Verarbeitung von B2B-Rechnungen vorbereiten. Am besten natürlich mit einem Rechnungsprogramm für Dienstleister.

Da liegt es allerdings nahe, dass ihr euch auch direkt damit beschäftigt, E-Rechnungen zu erstellen. Eine Rechnungssoftware sollte schließlich ohnehin beides können und auf die E-Rechnung umzustellen hat auch einige Vorteile:

• Schnellerer Cashflow
• Fehlerfreie Rechnungsbearbeitung
• Kosteneinsparung
• Papierloses Büro

Wir zeigen dir, wie es geht und was du dabei beachten solltest.

Was ist eine E-Rechnung?

So viel vorweg: Excel-Aufstellungen, E-Mails, PDF und Scans sind keine! Eine E-Rechnung ist stattdessen ein strukturierter XML-Datensatz, dessen Inhalte (also die Rechnungsdaten) maschinell und automatisiert ausgelesen und weiterverarbeitet werden können. Wichtig ist, dass das ohne Medienbruch geschieht – was also einmal digital und ein strukturierter Datensatz ist, bleibt das auch. Ausdrucken und Einscannen sind damit passé. 

E-Rechnung im Timetable für deinen Überblick

Die unterschiedlichen Fristen zum Thema elektronische Rechnung erstellen und empfangen sorgen regelmäßig für maximale Verwirrung. Deshalb haben wir dir einen Timetable mit den wichtigsten Deadlines zusammengestellt. Für ausführlichere Infos empfehlen wir dir unseren Ratgeber zur Pflicht zur E-Rechnung.

Voraussetzungen: Was brauche ich, um eine E-Rechnung zu erstellen?

Um eine elektronische Rechnung zu erstellen, sind die Voraussetzungen:

• korrekte Rechnungsdaten, 
• und eine geeignete Software, 

… um die vorgabenkonformen Formate XRechnung oder ZUGFeRD zu erstellen und zu versenden. 

Im Vergleich: Elektronische Rechnung kostenlos erstellen vs. Software

Sobald die E-Rechnung Thema wurde, kam auch direkt die Frage auf: Muss ich mir dafür wirklich extra eine Software anschaffen oder geht das auch kostenlos? Geht zwar schon, aber die Software zum Erstellen von E-Rechnungen hat einige Pluspunkte, die dir kostenlose Tools nicht bieten können.

Man muss aber auch ehrlich sagen, dass beide Varianten ihre Vor- und Nachteile haben. Damit du für dein Unternehmen die optimale Entscheidung treffen kannst, hier beide Seiten im Vergleich

E-Rechnung erstellen: Kostenlos oder mit Software?

Unser Fazit: Es kommt drauf an! Wenn du E-Rechnungen grundsätzlich richtig erstellen und verarbeiten möchtest, ist eine Software die beste Option für Agenturen oder Dienstleister jeder Größe. 

Von dieser Empfehlung würden wir nur in einem Fall abweichen: Für kleingewerblich Selbstständige, die nur hin und wieder eine B2B-Rechnung schreiben, ist die Investition in Software weniger relevant und die kostenlose Online-Lösung kann ausreichen.

Korrekt schreiben: Wie kann ich eine E-Rechnung erstellen?

Unabhängig von der technischen Lösung, mit der du eine E-Rechnung erstellst, benötigst du immer dieselben Grundzutaten: Die abzurechnenden Leistungen, die Kundendaten sowie Zahlungskonditionen, Umsatzsteuer-ID und die Bankdaten deines Unternehmens. Solltest du eine E-Rechnung an eine Behörde stellen, ist auch die Leitweg-ID relevant. Mehr braucht auch der XML-Standard nicht.

In 7 Schritten mit der Agenturverwaltung zur E-Rechnung

Wie du siehst, gehört zum Erstellen von E-Rechnungen auch nicht viel mehr als zu normalen Ausgangsrechnungen – deine Software muss aber natürlich das XML-Format können. Wir zeigen dir am Beispiel unserer Agentursoftware Die Agenturverwaltung, wie du E-Rechnungen erstellst:

1. Du hast verschiedene Optionen, eine neue E-Rechnung zu erstellen: Entweder, indem du sie völlig neu anlegst, oder auf Basis eines Projektes, eines Kunden, einer Gutschrift oder nach erfasstem Zeitaufwand. 
2. Du kannst eine E-Rechnung auch direkt aus einem Retainer-Etat oder einem Kostenvoranschlag erstellen. Voraussetzung dafür ist, dass du Retainer oder Kostenvoranschlag mit allen Positionen in der Agenturverwaltung erfasst und als Projekt angelegt hast. Dann kannst du auch Zwischenrechnungen stellen und Teilleistungen abrechnen.
3. Du befüllst die Felder der E-Rechnung mit den notwendigen Daten, wie Betreff, Projektnummer etc. Solltest du die Rechnung bspw. aus einem KVA erstellen, zieht sich Die Agenturverwaltung bereits alle relevanten Basisdaten daraus.
4. Du prüfst noch einmal alle Daten auf Richtigkeit.
5. Jetzt kannst du den grünen Button anklicken, um eine Rechnung zu erstellen. Das Format ZUGFeRD ist bereits integriert und wird auf Wunsch von der Agenturverwaltung generiert.
6. Für eine XRechnung öffnet sich nun eine E-Mail, mit der du die Rechnung allerdings nicht direkt an den Kunden, sondern an euer Agentur-efacto-Postfach sendet. Dort wird sie in eine E-Rechnung umgewandelt und an den Empfänger gesendet.
7. Alle versendeten Rechnungen können via Beleg2Buchung an DATEV und damit an deinen Steuerberater weitergegeben werden. Zudem hast du natürlich auch in der Agenturverwaltung jederzeit Zugriff auf eure erstellen Rechnungen.

Lieber ASAP elektronische Rechnung erstellen, als auf Deadlines zu warten

E-Rechnungen zu erstellen ist schon heute machbar – also warte nicht auf die gesetzliche Pflicht, sondern kümmere dich lieber in einem Schwung um Rechnungseingang und Rechnungsausgang. Dann profitiert ihr auch direkt von den Vorteilen, die der E-Rechnungsworkflow so mit sich bringt.

Mit der Agenturverwaltung wird der Einstieg in die E-Rechnung für dich und dein Team besonders easy und intuitiv. Du willst es noch genauer wissen? Dann melde dich noch heute bei uns!