E-Rechnung Software: Rechtssicher und easy für Agenturen & Co

Außer einem neuen Jahr bringt der 1. Januar 2025 noch etwas mit: die E-Rechnung. Die hast du sicher schon längst auf dem Schirm und wenn du die Fristen nochmal nachlesen möchtest, findest du einen Überblick in unserem Artikel zur E-Rechnungspflicht.

Wenn du das Thema für dein Unternehmen oder deine Agentur angehen möchtest, ist klar, dass eine Software-Lösung hermuss. Denn über Word und Excel kann der rechtssichere Weg nicht führen. Wir zeigen dir, was eine E-Rechnungssoftware können sollte und wie du die digitale Rechnungsstellung mit der Agenturverwaltung umsetzen kannst. 

Warum solltest du auf eine E-Rechnungssoftware setzen?

Wie oben schon angeteasert, ist eine E-Rechnung ein standardisiertes technisches Format, das sich nicht einfach aus einer Word-Datei oder Excel-Tabelle umwandeln lässt. Die Frage ist aber – brauchst du nun gleich ein eigenes Programm für E-Rechnung oder gibt es noch andere Lösungen? Das sind deine Optionen:

• Womöglich hat dein bisheriges Rechnungs- und Buchhaltungstool ein neues Feature, um E-Rechnungen zu erstellen. Am besten erkundigst du dich beim Anbieter und lässt dir die neue Funktion erklären. Denk daran, nach Zusatzkosten zu fragen!
• Du schaffst für die E-Rechnung eine neue Software an. Das ist dann eine gute Idee, wenn du auf eine Komplettlösung achtest, die dich mit vielen Features versorgt. Vorsicht vor ineffizienten Insellösungen!
• Online gibt es kostenfreie Tools, die die Standards XRechnung und ZUGFeRD erstellen. Das ist allerdings nur dann sinnvoll, wenn du nur sehr wenige Rechnungen im Monat stellst, bspw. als Kleinunternehmer. Sonst wird es mühsam, weil es keine Schnittstelle zu deiner Abrechnungs- und Buchhaltungssoftware gibt, und Konverter für PDF zur E-Rechnung funktionieren nicht zuverlässig.

Die Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 bezieht sich erstmal nur auf die Verarbeitung eingehender Rechnungen. Da mag der Gedanke naheliegen, einfach irgendein Tool zu verwenden, statt eine E-Rechnungssoftware zu kaufen. Allerdings kommt damit kein effizienter Rechnungsworkflow zustande. 

E-Rechnung empfangen & verarbeiten mit Software

Eine E-Rechnung kann ganz normal per E-Mail eintrudeln. So weit, so unkompliziert. Sinnvoll ist allerdings, ein zentrales Rechnungspostfach einzurichten. Eine smarte Software für E-Rechnungen kann mit diesem Postfach verknüpft werden und die Rechnungen selbstständig ziehen.

Sobald die E-Rechnung in der Software ist, erkennt und übernimmt diese selbstständig die relevanten Zahlungsdaten, sprich Rechnungsbetrag, Zahlungsziel, IBAN, Referenznummer & Co. Nach einer menschlichen Sichtkontrolle der erfassten Daten erfolgt die Freigabe; der Zahlungslauf geschieht in der E-Rechnungssoftware automatisiert.

E-Rechnung erstellen & verschicken mit Software

Um E-Rechnungen zu erstellen, ist eine E-Rechnung-fähige Software ebenfalls sinnvoll. E-Rechnungen mit Software zu erstellen ist nämlich im Grunde so einfach wie jedes andere Rechnungsformat, wenn nicht sogar noch einfacher.

Idealerweise hast du abzurechnende Zeiten und Leistungen bereits in deinem Rechnungsprogramm für Dienstleister erfasst und kannst sie direkt in eine Rechnung überführen. Deine E-Rechnungssoftware wird dich dann vor die Wahl stellen, ob du ZUGFeRD oder XRechnung möchtest, und übernimmt dann alles Weitere. Kurze Sichtkontrolle und ab die Post – üblicherweise per Mail direkt aus der E-Rechnungssoftware.

Deine Vorteile mit dem Dreamteam E-Rechnung und Software

Zugegeben – das Fristen-Wirrwarr macht dir die Entscheidung, ob und wann du in eine E-Rechnungssoftware investieren möchtest, vielleicht nicht ganz so einfach. Du solltest dir aber vor Augen führen, dass dir eine E-Rechnungssoftware ganz unabhängig von irgendwelchen Pflichten einige Vorteile bietet:

• Flotter Cashflow: Mit E-Rechnung und Software gehen die Rechnungen schneller raus und rein, sorgen für schnellere Zahlungen und dafür, dass du die Unternehmensliquidität im Blick hast.
• Fehlerteufel ciao: Zahlendreher bei abgetippten IBANs passieren mit einer E-Rechnungssoftware nicht mehr.
• Papierfreies Büro: Wenn du ein- und ausgehende Rechnungen der E-Rechnungssoftware anvertraust, kannst du die Aktenordner in den Ruhestand schicken.
• Effizientes Investment: Auch wenn eine E-Rechnungssoftware zumeist nicht kostenlos ist, sparst du damit in the long run Porto, Büromaterial, Toner, Platz, Zeit und Nerven.
• Last but not least: Dein Buchhaltungsteam hat mit einer E-Rechnungssoftware endlich den Kopf für die Arbeit frei, anstatt Belege abzuheften und Papierrechnungen einzutüten.

Diese Features muss deine E-Rechnungssoftware haben 

Du kannst die E-Rechnungssoftware wie dein neues digitales Teammitglied in der Buchhaltung betrachten. Und bei einer geplanten Festanstellung muss die Neue natürlich einem Anforderungsprofil entsprechen. Wir zeigen dir, worauf es bei der passenden Software für E-Rechnung ankommt:

• Deine E-Rechnungssoftware sollte unbedingt beide deutsche E-Rechnungsstandards im Programm haben und dir ZUGFeRD wie XRechnung ausgeben können.
• Auch E-Rechnungen dürfen bekanntlich nicht im digitalen Nirwana verschwinden, sondern müssen archiviert werden, bspw. über eine DATEV-Schnittstelle.
• Apropos DATEV-Schnittstelle: Die ist ohnehin ein Muss, damit du die Rechnungen direkt an deinen Steuerberater weiterreichen kannst.
• Agenturen und Dienstleister brauchen einige spezielle Abrechnungsfunktionen. Setze daher am besten auf eine Agentursoftware, die für dich auch Retainer, offene Posten sowie das Projektcontrolling im Blick hat und dir die Abrechnung aus Projekten heraus ermöglicht.

Die Agenturverwaltung als neues Teammitglied inklusive E-Rechnung?

Wenn du dich immer noch fragst, welches Programm für E-Rechnungen in deine Agentur oder dein Unternehmen passt, haben wir eine Lösung für dich. Die Agenturverwaltung ist eine kompetente digitale Problemlöserin für alle Fragen des Agentur- und Dienstleisteralltags – also eine E-Rechnungssoftware, die noch mehr kann als nur reine Rechnungsverarbeitung. 

Mit Features und Funktionen wie Zeiterfassung, Projektverwaltung, Kundendatenpflege und  Berichterstattung hast du alles Wichtige an einem Ort im Blick. Du fütterst nur eine Software mit allen relevanten Daten, vermeidest Übertragungsfehler und profitierst von reibungslosen und effizienten Abläufen.

Frag lieber, was die E-Rechnungssoftware noch für dich tun kann!

Die Frage nach einem reinen E-Rechnungsprogramm ist also eigentlich zu kurz gegriffen. Wichtig ist, dass eine Software nicht nur E-Rechnungen empfangen und erstellen, sondern im Business-Kontext sinnvoll und vor allem effizient verarbeiten kann. Dann holst du dir auch wirklich digitale Kompetenz ins Haus und nicht einfach nur irgendein weiteres Tool.

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