Belegerfassung 2.0: Belege digitalisieren, zuordnen & Daten erfassen, ohne die Nerven zu verlieren

Egal, wie kreativ dein Business ist – es gibt ein paar typische Büroaufgaben, die sind so spannend wie ein Behördenbesuch. Belegerfassung ist eine davon und schafft auch noch ein echtes Kunststück, denn sie ist gleichzeitig monoton und verursacht Chaos pur. Wenn also KI die Buchhaltung revolutioniert, sollte sich doch auch die Zettelwirtschaft ohne Nervenzusammenbruch in den Griff bekommen lassen. Oder?

Was ist Belegerfassung?

Belegerfassung ist die Identifikation, Sichtung, Sicherung und Archivierung von Belegen. Belege wiederum sind alle Dokumente, die einen Geschäftsvorfall enthalten, also ein finanzielles Ereignis. Sie können verschiedene Formate, z. B. Rechnung, Bon, Quittung, Papierform oder digital, annehmen und auf diversen Wegen ins Haus flattern, etwa per Post, Mail oder Download. Deswegen artet es leicht in Chaos aus, die Fülle an Belegen systematisch zu erfassen, zu verarbeiten und abzulegen.

So geht’s: Belege automatisch erfassen & digitalisieren in 5 Schritten

Wenn du nicht gerade einen Ordnungsfimmel hast, gehört die Belegerfassung sicher nicht zu deinen Lieblingsaufgaben – mal abgesehen davon, dass du deine Zeit bestimmt auch sinnvoller einsetzen kannst. Schlagwort: digitale Belegerfassung. 

Ganz praktisch heißt das, dass eine Belegerfassungssoftware das Thema vom ersten bis zum letzten Schritt für dich abwickelt. Statt knittrige Kassenbons einzuscannen und abzuheften oder Rechnungen aus E-Mail-Anhängen zusammenzusuchen, kannst du deine Belege digitalisieren und/oder digital erfassen. 

Dafür gibt es verschiedene Tools und Lösungen, die alle ein bisschen anders funktionieren. Unserer Erfahrung nach fährst du allerdings mit einer Agentursoftware am besten, die nicht nur die digitale Belegerfassung für dich übernimmt, sondern auch deinen Rechnungsworkflow zu Ende denkt. Mit der Agenturverwaltung geht das z. B. so:

1. Schritt: Belegerkennung mit KI

Geht der Beleg an euer Rechnungspostfach, musst du erstmal gar nichts machen, yay! Unser Programm erkennt und übernimmt den Beleg. Wird der Beleg bspw. an einen Projektmanager geschickt, kann er ihn weiterleiten oder direkt in Die Agenturverwaltung hochladen.

2. Schritt: Augen auf und Freigabe

Wenn sich die Buchhaltung das Abtippen spart, bleibt mehr Konzentration für den Check der übertragenen Daten übrig und es passieren weniger Fehler. Passt alles, kann der digitalisierte Beleg ans Projektmanagement, das die sachliche Richtigkeit checken kann. Und dann: Freigabe!

Die Agenturverwaltung steht euch zur Seite, wenn Rechnungen von Subunternehmern an Endkunden weiterberechnet werden sollen. Sind die Belege einmal erfasst, übernimmt sie das automatisch für euch, sodass ihr nicht auf den Kosten sitzenbleibt.

4. Ohne Zahlung geht es nicht

Was wäre Belegerkennung ohne Zahlung! Schließlich dient sie ja dazu, den Zahlungsverkehr effizienter zu machen. Die Agenturverwaltung gibt dir zunächst den Überblick über offene Posten, und für einzelne Lieferanten kannst du Zahlungsziele definieren und deren Einhaltung überwachen. Sind die Bankdaten hinterlegt, kannst du etlichen Kreditoren gleichzeitig per SEPA-Sammelüberweisung ihr Geld schicken.

5. Schritt: Die Reise geht weiter

Digitale Belegerfassung hört nicht in deiner Agentur auf. Mit der Agenturverwaltung kannst du Ein- wie auch Ausgangsrechnungen über das DATEV-Modul Beleg2Buchung direkt an deinen Steuerberater weiterleiten.

Deine Vorteile: Manuelle vs. automatische Belegerfassung in deiner Agentur

Wie wir dir gezeigt haben, lassen sich Belege easy digitalisieren, wenn eine Software für Dienstleister zum Einsatz kommt, die alle deine Needs versteht. Falls du immer noch am Zweifeln bist, ob die manuelle Belegerfassung nicht doch eine Daseinsberechtigung hat, haben wir Argumente pro digitale Belegerfassung für dich gesammelt:  

Funktionen statt Fleißarbeit: Die Agenturverwaltung übernimmt mehr als nur die Belegerfassung

Belege zu digitalisieren, ist nur ein Step in einem viel umfangreicheren Rechnungsworkflow. Die Agenturverwaltung bietet dir ein Gesamtpaket, das nicht nur Belegerkennung kann, sondern die Belege auch Kunde oder Projekt zuordnet und in eine Rechnung überführt. Wir sprechen also nicht nur von einer Software zur Belegerfassung, sondern von einem vollwertigen Rechnungsprogramm für Dienstleister. 

Wir haben die zentralen Skills von Die Agenturverwaltung zur Belegerfassung für dich zusammengefasst: 

• Belegerkennung mit KI: Egal ob aus PDF oder JPG – Die Agenturverwaltung erkennt KI-gestützt, worauf es ankommt, und zieht sich relevante Belegdaten wie IBAN, Betrag und Rechnungsnummer ins System. 
• Automatisierte Rechnungsweiterleitung: Landen alle Rechnungen in einem speziellen E-Mail-Postfach, dann wandern sie automatisch in Die Agenturverwaltung.
• Fremdleistungen: Egal ob stundenweise, pauschal oder in Teilbeträgen – du kannst Rechnungen Projekten zuordnen, mit einem Kostenvoranschlag verknüpfen und später in eine Rechnung überführen. 
• Aufwandserstattungen: Bahntickets, Druckereikosten & Co. können ebenso wie andere Fremdleistungen auf Projekte gebucht und die Kosten an den Kunden weitergereicht werden.  
• Datenschutzkonform: Safe! Die Agenturverwaltung speichert deine Daten sicher und redundant an verschiedenen Standorten in Deutschland.
• New Work friendly: Da Die Agenturverwaltung cloudbasiert läuft, können deine Teammitglieder von überall aus auf digitalisierte Belege zugreifen oder neue Belege erfassen.
• DATEV: Wenn intern alles abgearbeitet ist, können dank digitalisierter Belegerfassung Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Gutschriften samt den zugehörigen Originalbelegen via DATEV-Modul an den Steuerberater gehen.

Ist Die Agenturverwaltung deine neue Buchhaltungs-Beauty mit digitaler Belegerfassung?

Belegerfassung ist ein Muss – also gönn dir die Erleichterung und setze auf Digitalisierung und Automatisierung! Du kannst deine Zeit sinnvoller nutzen, schonst deine Nerven und machst auch noch deinen Steuerberater glücklich.

Mit der richtigen Software kannst du Belege nicht einfach nur digitalisieren, sondern auch jede Art von Beleg smart weiterverarbeiten. Du willst deine künftige Buchhaltungs-Beauty kennenlernen? Das fädeln wir gern für dich ein. Melde dich noch heute bei uns. Wir erklären dir, was Die Agenturverwaltung alles für dich und dein Team tun kann.