Zeiterfassung Agentur: So hast du im Blick, wer an der Uhr gedreht hat

Zeit ist Geld. Dieser schlaue Spruch ist mittlerweile mehr als 250 Jahre alt und immer noch aktuell. Solltest du als kreativer Dienstleister jemals einen Retainer abgerechnet oder Projektzeiten ausgewertet haben, weißt du genau, wovon wir sprechen: interne Posten vs. abrechenbare Stunden, Festpreis-Angebote vs. Rentabilität und pünktlich Feierabend machen ist nicht immer drin.

Zeiterfassung ist für deine Agentur also nicht bloß nice to have, sondern sinnvoll und notwendig. Das gilt spätestens seit dem Urteil zur Zeiterfassung durch den Europäischen Gerichtshof. Der urteilte 2019, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer ab Stunde 0 systematisch erfassen müssen. Hintergrund ist der Schutz der Mitarbeitenden vor unbezahlten Überstunden. 

Happy Tracking: So funktioniert Zeiterfassung für Agenturen effizient

Zeit ist relativ. Noch ein schlauer Spruch, der sicherlich wahr ist, aber nichts daran ändert, dass es in der Kreativ- und Dienstleistungsbranche um klare Zahlen geht. Und damit du die auswerten kannst, brauchst du eine übersichtliche Zeiterfassung für Agenturen. Die Grundlage dafür ist eine Agentursoftware, die intuitiv bedienbar ist. 

Denn, ganz ehrlich, wenn dieses Basic nicht gegeben ist, dann wird deine digitale Zeiterfassung entweder nicht konsequent genutzt, oder verursacht bloß Zusatzaufwand. Hier deswegen ein paar Tipps zur Einführung der Zeiterfassung:

1. Dein Team von Zeiterfassung überzeugen

Zusätzliche To-dos lösen erfahrungsgemäß keine Begeisterungsstürme aus. Aber wenn du deinem Team klarmachst, welche Vorteile ihr von der Zeiterfassung in eurer Agentur habt, wirst du es sicher mitziehen können. Zeiterfassung schützt vor unbezahlten Überstunden, und besser kalkulierbare Angebote kommen mittelfristig dem ganzen Team zugute. 

2. Nutze ein Tool mit verschiedenen Optionen

Viele Wege führen zur sauber getrackten Arbeitszeit und das Tracking selbst ist in jeder Software ein bisschen anders. Die Agenturverwaltung liefert dir z. B. verschiedene Optionen für die Zeiterfassung in deiner Agentur. Du hast die Wahl zwischen Timer-Funktion, Wochenansicht, Listenansicht und Tracking nach Anwesenheit. 

So kannst du selbst entscheiden, was am besten zum jeweiligen Projekt und euren Workflows passt. Hier ein paar Beispiele aus dem Agenturalltag:

• Projektbasierte Timer-Funktion: Für Teammitglieder, die parallel an mehreren Projekten arbeiten und auch mal zwischendurch zwischen verschiedenen Projekten switchen
• Wochenansicht statt ad-hoc-Tracking: Für langfristige & zeitaufwändige Projekte zur Erfassung der Arbeitszeit am Ende einer Woche 
• Funktionsbezogenes Tracking: Praktischerweise kannst du direkt die Stundensätze für verschiedene Rollen hinterlegen (bspw. Junior-Texter oder Art Direktorin), ohne dabei zugleich alle Stundensätze für jeden transparent zu machen.
• Listenansicht: Damit kannst du deine Zeitblöcke im Listenformat wochenweise managen, wenn bspw. am Dienstag das Gleiche anfiel wie am Montag kannst du die Montagseinträge einfach kopieren. Sofern du projektverantwortlich bist, siehst du auch die Listen für alle Einträge auf das Projekt bzw. den Kunden.

3. Daten aus der Zeiterfassung sinnvoll nutzen

Wenn du den Zeitaufwand sauber digital dokumentierst, bildest du eine hervorragende Basis für dein Projektcontrolling. Denn nun kannst du Zeitaufwand, Stundensätze und Projekte und Teilaufgaben zusammenführen und auswerten, ob sich das Ganze auch wirklich für dich rechnet.  

Auch für deine Kapazitätsplanung hat die Zeiterfassung in der Agentur einige Vorteile. Mit dem Überblick über angefallene Stunden kannst du Zeitaufwände besser abschätzen und deine Teamressourcen entsprechend einteilen. Zudem kannst du dank der Anwesenheitserfassung auch genau sehen, wer Urlaub plant oder nicht verfügbar ist. 

Hybrides Arbeiten oder Homeoffice total: Deine Zeiterfassung muss mitgehen

Spätestens seit Corona sind hybrides Arbeiten und Homeoffice nicht mehr wegzudenken, das ist sicher in deiner Agentur nicht anders. Sitzen deine Mitarbeitenden nicht im Büro, ist es besonders wichtig, die Projektzeiterfassung nicht schleifen zu lassen. 

Dazu sollten sich alle Teammitglieder committen. Denn wer aus dem Homeoffice arbeitet, erhält einen Vertrauensvorschuss und da sollte Transparenz für alle Seiten oberstes Gebot sein. Aber auch hier gilt wieder: Damit dein Team seiner Pflicht nachkommen kann, musst du für eine brauchbare digitale Infrastruktur sorgen. 

Dafür ist vor Allem wichtig, dass du dich von überall aus anmelden und deine Arbeitszeit tracken kannst. Für Die Agenturverwaltung ist das z. B. sichergestellt, weil die Software cloudbasiert ist. Du brauchst nur einen Internetzugang, Webbrowser und Laptop oder Smartphone.

Das habt ihr jetzt davon: Vorteile der Zeiterfassung für Agenturen

Wahrscheinlich müssen wir dich nicht mehr überzeugen, dass die Zeiterfassung für Agenturen und Kreativdienstleister absolut sinnvoll ist – nicht nur aus wirtschaftlichen Gründen. Falls du noch Zweifel haben solltest, kommen jetzt nochmal die Vorteile im Überblick:

Reif für die Insel? Darum sind Insellösungen keine Lösungen für dich

Willst du Zeiterfassung in deiner Agentur einführen, kannst du doch einfach ein Tool dafür installieren und that’s it. Klingt erstmal nach einer pragmatischen Lösung, schafft aber tatsächlich neue Probleme – Stichwort Insellösung. Wenn du nämlich ein Mini-Programm für jeden Task hast, die untereinander nicht wirklich kompatibel sind, betreust du bald ein ganzes Archipel. 

Zeit sparen ist dann nicht mehr und Fehler schleichen sich auch ein, wenn du alle Daten doppelt und dreifach eingeben musst. Deswegen empfehlen wir immer – auch ganz unabhängig von der Größe deiner Agentur – auf eine Komplettlösung zu setzen. 

Damit die Rechnung aufgeht, muss die Agentursoftware natürlich alle Skills beherrschen, die du brauchst. Im Hinblick auf die Zeiterfassung wäre so ein Skill bspw., dass die Software die getrackte Zeit direkt in eine Ausgangsrechnung oder Projektauswertung überführt oder dir beim Erfassen schon zeigt, wie viele Stunden du noch für die Aufgabe zur Verfügung hast.

Mach die Zeiterfassung zu deinem Daily-Agentur-Business

Wie dir unser Artikel gezeigt hat, ist Zeiterfassung für Agenturen ein To-do, das du fest im Daily-Business verankern solltest. Mittelfristig sparst du damit Zeit, kannst besser planen, die Zusammenarbeit wird transparenter und du kannst Angebote genauer kalkulieren. 

Statt dich zu fragen, wofür Teammitglied X Überstunden aufgebaut und womit für Kunde Y der Budgetrahmen gesprengt wurde, solltest du dir mit Zeiterfassung in der Agentur Klarheit verschaffen. Wie du deine Zeit noch sinnvoll nutzen kannst? Indem du dich bei uns meldest. Wir zeigen dir gern, wie Die Agenturverwaltung Zeit, Geld und Ressourcen auf eine Linie bringt.