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Die Kampagne fürs nächste Quartal ist in vollem Gang und die Kreation zimmert fleißig Entwürfe zusammen – mit anderen Worten, das Projekt läuft. Und dann kommt die erste Feedbackrunde, dann die zweite und die dritte … selbst wenn immer noch alle engagiert bei der Sache sind, stellt sich irgendwann die Frage: Ist unser Einsatz eigentlich noch rentabel?
Eine Antwort darauf kann dir Projektcontrolling liefern. Wenn dir jetzt eine Gänsehaut über den Rücken läuft und du an endlose Excel-Orgien denkst, können wir dir versichern – es geht auch anders! Und zwar mit der passenden Projektcontrolling-Software. Mit so einem Tool tauschst du lästige Zahlenschieberei in Tabellen gegen übersichtliche Eingabemasken.
Wir zeigen dir in diesem Post, wie du jederzeit den vollen Überblick über die Wirtschaftlichkeit deiner Projekte behältst und wie du die optimale Projektcontrolling-Software auswählst.
Im Überblick: Woran erkennst du eine gute Projektcontrolling-Software?
Projektcontrolling-Tools gibt es viele auf dem Markt – für Kleinunternehmen, Mittelstand und Konzerne sowie alle möglichen Branchen. Aber eine Agentur bzw. ein Kreativ-Dienstleister ist weder eine Bäckerei noch ein Autokonzern. Und je besser die Software zu deinen Anforderungen passt, desto hilfreicher ist sie für deine Arbeit. Unsere Erfahrungen zeigen, dass vor allem diese Kriterien wichtig sind:
Wie funktioniert Projektcontrolling?
Beim Projektcontrolling kontrollierst du, ob dein Projekt innerhalb bestimmter Kennzahlen bleibt, die du vorab festgelegt hast, z.B. geplante vs. tatsächliche Kosten, Leistungen und Termine. So erkennst du Abweichungen frühzeitig und kannst mit geeigneten Maßnahmen gegensteuern. Ein Projektcontrolling-Tool wertet die Kennzahlen für dich aus und zeigt dir auf einen Blick, wie effizient dein Projekt gerade läuft.
Aufgaben des Projektcontrollings: Von der Planung bis zum Abschluss
Das Projektcontrolling ist ein wesentlicher Teil der Projektverwaltung. Das übergeordnete Ziel ist, den Projekterfolg sicherzustellen. Dafür erfüllt das Projektcontrolling drei Aufgaben:
Vorteile mit einer Software: Projektcontrolling kann auch easy sein
Klar, du musst zu Beginn ein wenig Zeit investieren, um deine Projektcontrolling-Software einzurichten und alle Daten einzupflegen. Eine intuitive Bedienung ist deshalb das A und O. Hast du sie aber einmal zum Laufen gebracht, bietet sie dir einige Vorteile:
- Zeitersparnis
Hast du alle relevanten Daten an einem Ort und alle Beteiligten haben jederzeit Zugriff, fällt eine Vielzahl an Rückfragen und Frage-Antwort-E-Mails innerhalb des Teams weg. Und du musst nicht mehr fünf Excel-Tabellen auf verschiedenen Desktops dahingehend checken, welche Version die aktuellste ist.
- Übersichtlichkeit
Eine gute Projektcontrolling-Software zeigt dir jederzeit, wie es um Finanzen und Budgets oder Ressourcen und Arbeitszeiten in deiner Agentur bestellt ist. Du siehst mit einem Blick, was gerade Sache ist und wo eventuell Probleme auftauchen.
- Verbesserte Planung
Da du jederzeit im Blick hast, wie sich ein Projekt entwickelt, kannst du bei Bedarf rechtzeitig gegensteuern. Zuverlässige Prognosen ermöglichen es dir, kluge Entscheidungen zu treffen und sicherer zu planen.
Alle wichtigen Funktionen: Mit Projektcontrolling-Tools erfassen & auswerten
Damit du Projektcontrolling mit einer Software umsetzen kannst, muss das Tool ein paar grundlegende Funktionen beherrschen, die du zur Erfassung deiner Kennzahlen brauchst. Die Agenturverwaltung hat umfangreiche Controlling-Features an Bord, damit du laufende Projekte überwachen und kommende Projekte effizient planen kannst:
- Ressourcenplanung
Das Projektcontrolling startet schon mit der Planung. Um den Verlauf zu überwachen, sind die geplanten Kapazitäten die ersten Kennzahlen, die du in der Software erfasst. Das gilt sowohl für deine Mitarbeitenden als auch für das geplante Projektbudget.
- Erfassung der Agenturleistungen
Die Zeiterfassung ist eines der wesentlichen Instrumente einer Projektcontrolling-Software. Damit erfassen deine Mitarbeitenden ihre Arbeitsstunden. Über die Projektzeiterfassung wertest du aus, wie viele Arbeitsstunden für ein spezielles Projekt geleistet wurden.
- Fremdleistungsmanagement
Als Fremdleistungen werden alle Kosten externer Lieferanten und Dienstleister erfasst. Die Software zeigt dir an, welche Posten deiner Agentur in Rechnung gestellt wurden und welche bereits mit deinem Kunden abgerechnet wurden.
- Projektauswertungen
Mittels der Projektauswertungen kontrollierst du verschiedene Teilbereiche des Projekts, hast transparenten Einblick in die Deckungsbeiträge und siehst jederzeit, wo die Agentur steht. Du kannst verschiedene Projekte auch nach Etats strukturieren und gemeinsam auswerten.
Gleichzeitig ist die Die Agenturverwaltung aber auch eine Komplettlösung, die dich ebenfalls in anderen Bereichen unterstützt, etwa beim Erstellen von Kostenvoranschlägen, bei der Abrechnung, dem Versand von Dokumenten sowie beim Aufgabenmanagement. So musst du keine Daten von einem Tool zum anderen übertragen, sondern hast jederzeit Zugriff auf alle Informationen zu deinen Projekten.
So geht Projektcontrolling: Lass die Software für dich arbeiten!
Ein Projektcontrolling-Tool nimmt dir im Agenturalltag viel lästige Arbeit ab. Anstatt dich mit unübersichtlichen Excel-Tabellen herumzuschlagen, verschaffst du dir mit einem Mausklick einen Überblick über die wichtigsten Zahlen und kannst den Verlauf deines Projekts auswerten. So erkennst du mit einem Blick, was gut läuft und wo du nachjustieren musst.
Mit Die Agenturverwaltung sammelst du alle wichtigen Daten an einem zentralen Ort. Die Vernetzung verschiedener Funktionen erleichtert die Kontrolle über Zeit und Kosten und hilft dir durch Echtzeit-Projektauswertungen smarte Entscheidungen zu treffen und effizienter zu planen. 
Du möchtest deine Excel-Tabellen für immer schließen und suchst nach einer All-in-One-Lösung? Mach einen Termin mit uns aus, um Die Agenturverwaltung kennenzulernen!